避开Email“中伏”陷阱：勿乱用感叹号、最后才输入电邮地址？

还记得上次说过写Email要有技巧（延伸阅读：【写Email都要学】工作电邮　6个不应出现的低级错误），但然而在传送电邮会发生的错误却层出不穷。曾听说身边有同事在准备向外寄出重要电邮时，临急临忙更改template内容的一瞬间，竟不小心按下“send”一键！幸好，他revoke得快，还可以减低灾难。但不可否认，传送email时总会发生不少“低级错误”来误大事。所以，不论你是不是职场新鲜人，一些email礼仪与处理技巧，是值得及早注意。根据美国作家兼职业辅导员Barbara Pachter的建议，以下是一些我们要小心“中伏”的email陷阱。

请使用专业的Email Address

如果你是公司员工，理应使用公司提供的email。但如果你是一位freelancer，或是以私人名义去谈公事时，就要避免使用数十年前创立的奇怪email address。不可否认，每个人总会创立过一些古怪address，可能是名字加一堆数字（不是生日就是学号）、又或是一些maryispretty@yaxxx.com（如有雷同，实属巧合）等的搞鬼帐户。这些电邮还是用来作申请game account好了，用在公事的电邮，理应使用更专业的格式，建立更端正可靠的形象。

不要在文章开端使用“我”

就算不是商用电邮，即使是普通的email或书信往来，亦应避免以“我”或“I”在开头。很多时，如果以“我”为开端的信件，容易令别人觉得文字出现“自我感”，好像你的地位较收件人高似的。所以与同事与合作人联络的电邮，就要留意这些用字了。我们可以用“This email is to……”或“Just a quick note to……”等句子作开首。

不要乱用“！”

每人都有不同的写作习惯，好像身边有朋友打message时每一句都喜爱加上感叹号。这或者是个人习惯或是抒发情感的喜好，但却不应在商用电邮中滥用。如果10句有8句句子出现感叹号，不但看上去有点兀突，更容易令对方觉得你做事冲动或不成熟（明明你不是）。所以，在使用感叹等情感意识的标点符号时，就要多加注意了。

主题要够精简

不要以为含糊又留有悬念的主题句或题目会吸引改件人打开你的信件。因为当每天要收数以百计电邮的时候，一些动机不明的电邮亦更容易被忽略。所以最方便自己，方便别人的subject line，就是要清楚简洁，最重要就要有点题效果，让人立刻了解来信目的，好像“更改会议日期”、“某某活动/proposal的建议”等等。

最后才输入：Email address

这好像不是什么的大秘技，但却非常重要！Send email最不想发生的错误就是误寄出不完整或错误的电邮吧！所以为了杜绝这个低级错误却会误大事的情况，就记得留到最后才输入email address。如果想更加谨慎，回复email亦会先删除对方的电邮地址，留到撰写完成后才补回email address再寄出。培养这样的习惯，相信可以大大减低误寄邮件的问题！

资料来源：standard