【Email技巧】Dear Sir/Madam已过时？　即学电邮礼貌称呼建议

很多时候我们写电邮，不清楚对象时就会用“To whom it may concern”但其实 “To whom it may concern” 直译意思就是“相关的人请听著”，一没礼貌，二没诚意。

礼貌地在电邮称呼对方用词建议：

如果不知道收件人名称，又不想用 “To whom it may concern”，以下是各种商业工作沟通时会用到的 Email 称呼。

不知道对象是谁，可以用

✅ Greetings,

如果是向公司 Email 作一般查询（general@company.com)，不知道 Email 对象，用“Greetings”可以做到类似中文电邮开首“你好”的效果。

✅ Dear [Department / Position],

如果你知道对象所属的部门或职位，不妨以对方的部门或职位做开首，求职者可以用“ Dear Hiring Manager”或“ Dear Human Resources Department”

如果找客户服务，可以用“Dear Customer Service”或 “Dear Customer Service Team”

✅ Hi there,

“Hi there”可以用在非正式 Email，尤其当对象是一大群受众，例如用于电子报，Outreach Email及其他 Mass Email，如果正在用 Mail Merge 或其他 Mass Email 系统尤其好用，至少不会担心错称谓。

最好不要用

❌ Dear Sir or Madam,

“ Dear Sir or Madam”算是过时的称谓了，现在几乎没有人在用，因为这称谓给人一种太正式及僵硬的感觉，不适合一般语境之余，亦令人觉得没有诚意，因为你连查一下对方的称呼或所属部门也懒得做。

❌ To Whom It May Concern,

“To whom it may concern” 直译意思就是“相关的人请听著”，一没礼貌，二没诚意。这个称谓如用于一般查询也还好，千万不要用在求职 Email！你可以用 “Dear Hiring Manager”或“Dear [Company] Team] 。

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知道对象是谁，可以用

✅ Hi [Name],

除了最正式 Email，这个 Email 开首可用于一般商业沟通，同事间、跨部门或一般查询也可以，外资公司沟通最通“Hi [Name]”这个称呼。

✅ Dear [Name],

“Dear [Name]”较 “Hi [Name]”感觉生硬，但最安全，适用于所有正式 Email 沟通，可用于个人或部门对象，例如“Dear Sophia”或“Dear Human Resources Department”。

注意：如果不清楚 Email 对象性别，最好使用全名，例如“Dear Taylor Water”，不要用 “Dear Ms. Water”或 “Dear Mr. Water” 搞错人家性别可是非常尴尬。

如果情况允许还是用 “Dear [First Name ]”吧。

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