【Email Template】语气过重得罪别人？　即睇范例学写电邮补镬！

打工仔每天需用电邮与很多人沟通，不慎用了不恰当的语气跟人家说话不足为奇。虽然话已既出，不易将电邮收回（recall），但在这情况下不应什么都不做，反而要尽快再发一个“补镬Email”，好为彼此设一个下台阶。

有时候，同事或合作伙伴也真的很不争气，经多次提点仍是犯错。明明自己已被其他工作迫得快要发疯，竟还得在忙乱间处理他们的犯错，你一气之下，就在电邮中说：“你要别人说多少次才会记着？这种低级错误根本就不应该犯第二次及第三次！这实在是太不知所谓了……”

在气冲冲间，也许不少打工仔会就此发送了一个类似上述内容的电邮，但在冷静下来后，才想到总不能每次都如此不修饰地指责人家。特别是有些同事确实需要多点时间成长，也需要获得更多认真的提点才能改善表现，要是他们在这阶段收到这些带攻击性的指责，或许也太严苛。

电邮既已发送便很难收回，要是感后悔，便应立即补救，好让对对方的伤害与彼此间的芥蒂减到最低，而且即使未能完全和好，也起码可以令对方知道你的歉意。想再发一个电邮“补镬”，可参考以下的范例：

Hey [Name],

I want to apologize for the email I sent you earlier.

It’s no excuse, but it’s been one of those days when [reason you had such a short fuse]. I snapped at you when I had absolutely no reason to, and I’m so sorry for my [adjective] message.

The next time [description of circumstances that made you snap], I’ll make sure to take a pause before responding—so I don’t take my own frustrations out on you.

Sorry once again!

Best,
[Your Name]

实战例子：

Hey Janet,

I want to apologize for the email I sent you earlier.

It’s no excuse, but it’s been one of those days when everything is piling up. I snapped at you when I had absolutely no reason to, and I’m sorry for my insensitive message.

The next time my to-do list starts to get the better of me, I’ll make sure to take a pause before responding—so I don’t take my own frustrations out on you.

Sorry once again!

Best,
Kat

解释不宜太详尽

有一点值得一提，就是在致欺电邮中可简单提及你早前为何如此不礼貌，但解释切勿过于详细，因说得太详尽就会令原因变成一个借口似的，容易令人反感。其实对方收到被指责的电邮后，真的很难再设身处地体谅你的处境，他们只在意你会否为此感到歉意及会否就这态度而作出补偿。

即使科技进步，但电邮仍是处于寄出了便不容易收回或删除的状况，所以若不慎失言，便应追加一封道歉email，哪怕就算不能完全抚平彼此间的裂痕，也可尽量减轻日后继续合作时的尴尬感觉。

﹙资料来源：The Muse﹚

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