【Email Template】已读不回系大忌？　马上学写Auto Reply电邮！

打开公司电邮信箱，有没有发现自己积存了多少封电邮没有回复，甚至没有查阅呢？打工仔一日收几十封电邮，包括与客户联络、公司内部沟通及指引、各项查询、各部门合作事宜等。忙到无停手的时侯，回复电邮会成为打工仔最容易忽略的一件事。

每日返工开会、写报告、打电话跟进不同事务等，回复电邮常常成为打工仔排到to-do list的最后一项，毕竟电邮不像电话般赶急，令人觉得不立即回亦无不可；如果电邮是以mass mail 形式发出的话，不少人更觉得自己并非唯一的收件人，或邮件只是发出通告，即使不回复亦没问题。

若阁下就是抱着这种心态对待日常电邮的话，可就真是大错特错了！因为若你就是邮件的唯一收件人，而对方又急切需要你的回应，你的答复便非常重要。如你只顾手上的工作，却不回复电邮，可能会影响别人的工作，例如对方需要你的批准才会决定下一步行动，或需要为你作安排。

没空回复　就要设定auto reply！

若然真的太忙，建议可先用简单字词回复对方，告诉他们现在没空，并将会晚一点才跟他们联络（最好能给予确实再度联络的时间）；若是因事不在公司或请了长假，则宜先设置自动回复的电邮内容，好让对方知道你在短时间内都未能跟进他们的电邮，或是懂得寻找其他相关人士寻求协助。

以下是几个简单的回复可供参考：

1. 如果你正在忙其他事情，需要容后再答复：

Thanks for the email, I'm under the pump at the moment but I will get back to you on this.
Best Regards,
（Your Name）

2. 大假：（可设定为auto reply）

Thank you for your email. I’m out of the office and will be back at（Date of Return）. During this period I will have limited access to my email.
If you need immediate assistance please contact （Contact Person）.
Best Regards,
（Your Name）

3. 产假：（可设定为auto reply）

Thank you for your email. I am out of the office on maternity leave until（Date you expect to return）.
If you need immediate assistance please contact （name of colleague covering for you, with contact details, your manager's email, or a phone number）.
If your matter is not urgent I'll reply to your email upon my return.
Kind regards,
（Your name）

将心比己，如果你等待别人的回复，但对方却“懒懒闲”，或不当一回事，相信你也会非常无奈。所以，下次收到需要回复的电邮时，记得不要“拖延症”发作，尽快回复，即使你当下未能作出决定，你也可以先告诉对方你正在忙其他事情，稍后会再回复他。这个回邮虽然没有立即给予答复，但起码让对方知道你没有对其问题视而不见，这也是职场试要注意的礼貌。

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