【Email技巧】忌用etc.、Urgent、Hey　撰写电邮时当心使用5个字

不知道大家习惯怎样check email？通常先到收件箱，约略地看标题再看内容吧？看到某些像广告或连锁传销式的电邮，就会skip了它，先看其他的电邮。所以，决定一封电邮的生死，是标题，然后才到内文。

写电邮一直都是一种艺术，你的措辞、选字都会影响对方的行动，若你的用字妥当，对方对你的印象不错，在合作工作时都会更有效率吧；相反，如果你用字随便，对方会觉得你是一个轻率及不可靠的人，不会放心与你合作。所以在以下5个常见的情况中，有些字我们都不能用，试试慢慢改善，写出一封令人舒服的电邮！

1.当要对方完成工作时

不论中文还是英文，说话最重要是说得够具体！就算你的电邮只是复述上次会议中的内容，但人家若看到“Staff meeting follow-up etc.﹙员工会议跟进等﹚”时，只会觉得混乱。试想，“等”即指哪些1项目？

所以，你可以试着写：“Please resolve these questions from staff meeting.﹙请解决刚刚员工会议上提到的问题。﹚”，然后列举相关事项，或说：“The report discussed in staff meeting.﹙会议上讨论过的该份报告。”，然后指明是哪一份报告，令大家得到清楚的指示。

2.当你要转寄一件邮件时

一看到FWD，就会想起90年代那些“Fwd: fwd: fwd: fw:转寄给10个人，然后你会得到好运”的无聊电邮，相信不少人不消数秒就会把它移到垃圾桶。

如果你想转寄某些内容而希望获得回复的话，你最好在标题上写：“Could you help me decipher this?﹙你可以帮我解读一下吗？﹚”。当然，你可能在内文已经提到这个信息，但你想你的电邮快点得到注意，那便试试在标题这样写。

3.当你寄电邮予特定一个人时

若你在电邮标题写了一句：“Hey”，这就如向朋友或约会对象说“我们要谈一谈”的信息，但这一个Hey却无法令人知道你想用哪种态度或方式倾谈，甚至会令收件人作胡乱的猜测你的意图，然后你可能一直都等不到回复，因为对方根本不敢打开亦不想打开该电邮，所以不要这样做！

若你想私底下与某位同事谈谈公事，你可以写：“When do you have time for a 15-minute chat?﹙你有没有时间可以谈大约15分钟？﹚”，直接了当，让人家觉得你是有正经事情要讨论，而不是不怀好意（如要责骂他），因而有所避忌或抗拒。

4.紧急时

当时间很短但压力很大时，“Urgent﹙紧急﹚”一字就只会令人产生恐慌。恐慌令人甚么都做不好，然后错漏百出。如果你有足够的时间发送电邮，你可以提前通知该同事：“This needs to be your first priority today.﹙这会是你今天的首要任务。﹚”，用确实的时间指令代替空泛却令人紧张1的Urgent。

另外，如果真的非常非常紧急，不如直接打电话或当脸通知人家，效果会比发电邮更好。

5.额外的一句话

电邮的最后，不妨说一句：“Thank you.﹙谢谢﹚”

简单的赞赏会大大加强你与团队成员之间的连系， 同事会知道你认可他们的实力，对你的信任度亦会提升。

﹙资料来源：The Muse﹚

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