【Email技巧】感叹号勿乱用、避免太幽默　10大贴士保持专业形象

电邮是打工仔常用的工作工具，特别是早前在家工作期间，用Email沟通的次数会比以往更多。
虽然大家日日都会用电邮，不过，你可能一直不知道正确的电邮礼节规则，而这些错误或会影响你的专业形象，甚至带来其他后果。

职业教练兼《商业礼节要点》一书的作者Barbara Pachter在其书中概述了使用电邮沟通时的基本规则和礼节，如果想在职场人际方面加分，不妨参考以下10个建议。

10个电邮礼仪潜规则（按图了解）：

1.　主旨清晰直接

人们经常根据电邮主旨来决定是否打开电子邮件，因此，清晰易明的主旨可以令收件者立即明了电邮目的。一个好的主旨示例例如，“会议日期已更改”、“有关演讲稿的问题”、“A方案提议”等。

2.　使用专业的电邮地址

如果你在公司工作，自然使用公司的电邮地址。但是，如果你是自雇人士，或因其他原因使用个人电邮，便要小心选择一个大方得体的电邮地址，避免太私人或幼稚的名称，例如“ babygirl @ ...”、“beerlover @ ...”等。

3.　使用正式的问候语

不要使用太随意的口语，如“Hey you guys”（嗨，大家好）、“Yo（嗨）”或“Hi folks（ 嗨，伙伴们）”等。Hey和Yo是一种非常非正式的称呼，通常不应在工作场所使用。请改用Hi （你好）或 Hello（你好）。

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4.　谨慎使用感叹号

如果选择在电邮中使用感叹号加强语气，不应使用多于一个。如果常常使用大量感叹号，会给人过于情绪化或不成熟的印象。

5.　不用太幽默

没有正确的语调或面部表情的配合，人们容易对幽默的文字产生误解。在专业交流中，除非对收件人很了解，否则最好不要让电邮内容充满幽默感。此外，你认为有趣的事情可能对其他人而且一点也不有趣，甚至有冒犯的意味。

6.　回复寄错的电邮

回复所有寄给我们的电邮非常困难，不过，如果对方急需回复，而且与你在同一间公司或在相同行业工作，那便可以帮他一个忙，提醒他发送给正确的收件人。这样做要花一点额外的时间，但可以提升个人形象。

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7.校对每封电邮

电邮内容或拼写出错，轻则被人在背后取笑，重则令人误解意思或认为你处事不认真。除了使用拼写检查外，在发送电邮之前，请重读几次内容，尽量减少出错。曾有主管打算写Sorry for the inconvenience （抱歉给您带来的不便），但最后写成Sorry for the incontinence（抱歉尿失禁）。

8.　选用易于阅读的字体

商务通信的基本原则是电邮应令他人易于阅读。最好使用10或12大小以及易于阅读的字体，例如Arial、Calibri或Times New Roman。至于颜色，黑色是最安全的选择。

9.　不要写任何不想让所有人看到的东西

电子邮件很容易转发，在写电邮前，假设其他人都会看到你写的东西，因此不要写任何你不想让所有人看到的东西，例如任何对你的形象有影响或是说他人闲话等。

10.　最后才加电邮地址

不少人都试过在完成电邮前不小心意外发送出去，因此，不论是撰写或即回复邮件时，也要先谨慎地删除收件人的地址，并在确定已准备好发送邮件时才加入它。

（资料来源：Ladders）

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