只用“死力”工作就是蠢！学懂“八二法则”判断哪些事“不用做”

编按：上班时，每件事都用上100%心机去处理是不可能的。以下内容节录自《100天就有成果！八二法则管理实务》一书，它将教会大家“不做不重要的事”有多么重要。

每当你看到一间成功的企业，就表示曾有人做出大胆的决定。

我们都同意，在商业界中，做重要的事很重要。另一方面，做不重要的事看似不会带来什么负面影响，实则会浪费本应用来处理重要事务的时间、人力和其他资产，对企业造成伤害。这两个观点很有价值，因为它们会直接引导你进入做出任何商业决策的第一步和第二步。

第一步：决定什么事重要、什么事不重要。
第二步：做重要的事；不做不重要的事。

很简单吧？你只需要知道如何决定什么是重要的、什么不是。这个决定在某些方面很复杂，需要根据经验、专业知识、对相关技术的认识、创新、趋势、价格点（按：经济学中，价格与需求曲线交会的点）、价格敏感度等要素进行研判，要得出这些因素必须经过市场研究和深思熟虑。然而，在这么多的要素之中，有一项关键元素格外容易理解，那是从豌豆茎和豌豆荚开始的故事。

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豌豆教我们的事

在第一节中，我们曾提到过帕雷托这个人。1848年出生于巴黎的帕雷托，是人们所谓的博学家。他对所有事物都充满兴趣，他的职业生涯始于土木工程师，同时也对社会学、政治学、经济学和哲学有著重要的贡献。而且他总是会抽出时间进行另外一项重要的爱好：园艺。即使是博学家也需要逃离日常工作。但对帕雷托来说，他无法不用大脑做分析。当他计算出，花园里只有20％的豌豆茎，生产了80％健康的豌豆荚时，透过耐心的观察，他确定这不是侥幸，而是普遍的事实，这项发现使他灵光乍现。

他将自己对花园豌豆的观察，应用到各领域中“分布不均”的现象。他将概念由豌豆植物移转至义大利的财富分配上（尽管出生在巴黎，帕雷托的大部分工作生涯都在义大利度过）。他确定全国80％的土地仅由20％的人口拥有。然后，他再把概念应用在工业生产的特点上。根据帕雷托的计算显示，80％的工业生产，只来自20％的工业公司。最终，他将八二法则应用于几乎所有可衡量、有成效的人类活动，然后得出结论：在任何人类活动中，80％的结果都来自于20％的行动。

这就是帕雷托法则，或所谓的八二法则。如果你想表达得更为宏观，也可以把它称为“关键少数定律”（The Law of The Vital Few）。如果你喜欢更务实的说法，你可以根据八二法则区隔出“关键少数”（Critical Few）与“琐碎多数”（Trivial Many）。总之，帕雷托法则断言，少数的行动、原因或输入，会产生大多数的结果、输出或奖励。这对企业来说更重要的是，帕雷托法则允许我们将“多数”和“少数”这两个词转化为一个粗略的比例：八十比二十。

这项观察结果到底有多夸张？好吧，先把这法则应用到你自己身上。以帕雷托法则来衡量，你所获得的80％，来自你花在20％工作上的时间。换句话说，你所做的80％的工作（你付出的努力其中的五分之四）基本上是无关紧要的。真惨！

或许当我解释“你”这个词，指的是“某个人”、“我们”或“每个人”时，你会稍微好过些。因为你不孤单，我们都在同一条船上。你可能会觉得难以置信，因为它与我们自己，或任何合优秀工作的期望互相矛盾。但帕雷托原则不应被当作对个人的批评，这是以观察为根据的结果。从豌豆茎的生长，到工人、工匠和专业人士的工作，原因与结果、投入与产出、努力与回报之间，全都存在著这样不平衡的情形。八二法则适用于工作、市场、客户、产品等，几乎囊括了商业的所有面向。与其试图逃避或否认它，不如接受它、利用它，透过这项原则提升绩效与公司的竞争优势。

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测量，是为了改进

高层主管、经理和员工们经常抱怨，他们组织中的报告层层传递、数量过多。举例而言，1960年代曾为《华盛顿邮报》（The Washington Post）撰稿，并在具有影响力的杂志和网站《进步》（The Progressive）担任政治和文化主题编辑的埃尔温．诺尔（Erwin Knoll），曾指出：“纽约心理卫生局（The New York Department of Mental Hygiene）制作并发布一份绘有3页插图的备忘录，说明该如何切分一块英式松饼”。

但根据我的经验，问题不是出在琐碎的事情或报告太多，而在许多报告，仅仅用来汇整一些数据测量的结果。当然，一份真正有用的报告的确要从数据评估开始，但这些报告最终应该要写出，测量的结果该如何应用于改进工作。如果这些报告能著重于如何实现改进，而不只是衡量当前状况，那么就不会有人会抱怨报告太多了。

八二法则以数字的衡量为根据，旨在陈述事实。经营团队和经理人有责任将这个原则，从原本的观察变成应用，将测量的结果用于改进。我知道这很难（爱默生说的），但思考是必要的。如果你希望明天与今天不同，就要在今天做出不同的事。你可以利用八二法则，了解到如何做到“不一样的事”。

首先将八二法则应用在你的客户、市场、产品和流程上。这项法则的目的，不是要你观察然后就收工了，而是确认真正关键的事，并将你的资源投入到这些机会中。与其继续投入80％的努力来获得20％的成果（把资源从重要的事调走，并且浪费在不重要的事上），倒不如将你的客户和产品细分来提高绩效，以确保你的组织将其大部分资源投入到最高效的产品和客户上。

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利用四分法删除必要之恶

想要将客户和产品细分，就要从八二法则的第一个基本工具开始，那就是“四分法”（Quartile）。四分法则为第二个更强大的工具奠定了基础，即“象限”（Quadrant）或“四方格”（Quad）。

请先从一年的销售量（出货）资料，区分产品与客户。请确保你的资料中包括以下资讯：商品（和任何重要的商品详细资讯）、客户（以及任何重要的顾客资讯）、销售额、数量、使用的材料成本（如果没有材料的成本，销货成本也可以），以及由此产生的获利率。

一、依销售额、营收、周转率对你的产品进行排名。
二、将排序后的产品，均分为四等分（例如，如果你有1,000个产品，则每一等分包含了250个产品）。
三、依总营收、占总营收的百分比、获利、占获利的百分比、最大产品销售额和最低产品销售额，摘要说明每一等分的数据。
四、针对客户数据，重复第一到第三步骤，进行分类。

通常一到四等分的典型销售分布为89％、7％、3％和1％。如果销售分布在第一等分中占的比例较多，代表业务具有高于平均水准的复杂度。

在单独使用四分法时要特别小心。我曾参与过一次八二法则的实施，删减了四等分中最低两等分的产品。结果发生了什么事？我们收到了来自让我们赚最多钱客户的“情书”。因为被删减的产品之中，有一些是“必要之恶”，这些是获利不佳但是必须提供的商品，因为某些重要客户需要这些东西。四分法或许是面向单一的战术，虽然它能提供你不少有用的资讯，但不能单独依赖它。

书名：《100天就有成果！八二法则管理实务》
作者：比尔．卡纳迪（Bill Canady），芝加哥大学商学院MBA，获利成长营运系统（PGOS）创始人
译者：吕佩忆

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