【2020】办公环境乱即浪费人生？　调查：受访者年花2.5天找物品

办公空间的整洁会不会影响工作效率，一直都是众人讨论的议题。有人认为办公桌必须井然有序，才会有效率；有些人则觉得乱中有序才有创造力。
为了厘清办公环境是否会影响工作效率，2010 年University of Exeter心理学家Alex Haslam与Craig Knight做了一个实验。

结果显示，受试者在赋能办公室的工作效率最高，去能办公室最低，就算它的外观跟赋能办公室差不多。换句话说，不论风格，只要是员工自己做的布置，都能提升效率。

▼▼自己布置的空间，工作起来最有效率？（按图放大，看4种型态的办公室）▼▼

虽然实验显示让员工自己布置办公空间最能提升效率，但如何整理又是另外一回事。Pixie 是一家用物联网定位的新创公司，他们做了一个“失物找寻调查”（lost and found survey），发现美国人每年要花费 2.5 天寻找物品，这可能导致上班迟到或工作延迟。

也就是说，人们一天大约会浪费 10 分钟找东西，如果透过整理能让自己不用白费力气寻找物品，更能提升工作效率。《KOKUYO 的极简工作术》指出，工作上的整理，是以“工作是否顺手”为优先考量。

每个人对工作顺手的想法不尽相同，有人倾向把当天工作会用到的东西全部摆在桌上，有些人则认为这样会让桌上很乱。日本办公室整理术始祖壶阪龙哉表示，整理只是手段，最终是要带出工作效果，它不需要拘泥整齐；美观和用起来顺手，也不一定会画上等号。

下班前花 5 分钟整理，节省平日找物品的时间

办公空间的整理，首先要从“舍”开始，丢掉不需要的文件、物品等，只留下真正需要的东西。开始整理前，先把东西全部拿出来，排列在地板或桌子上，再依序分成文件、物品、书籍等，检视这些物品、挑出需要的东西。

在丢弃时，要具体规范哪些东西可以直接丢掉，如“丢掉报价单与明细表”，整理时才不会花太多时间苦恼。如果在决定物品去留时冒出“未来可能会用到”或“舍不得”等念头，就代表是不需要的物品；真的抉择困难，就设立一个“犹豫箱”，先把无法抉择的物品放入，未来 3 个月如果都没有用到，就必须直接丢弃。

壶阪龙哉表示，判断需要或不需要，不能用未来式（总有一天会派上用场）思考，而是要用过去式（过去几个月有用上吗？）来思考。如果没用过或不见也不会伤脑筋的东西，就大胆丢掉。

再来，为了方便使用，将物品设定好排列顺序、贴上标签，确立物品的摆放位置，就能有效提升工作效率。

最后，持续保持工作顺手的状态，养成每天下班前 5 分钟检查桌上是否有没收起来的物品，以及抽屉里的资料是否可以顺利拿出来，节省寻找物品的时间。

▼▼使用完物归原位，工作才会顺手（按图放大看更多）▼▼

【本文获“经理人”授权转载。】