【办公桌整理术】电脑桌面乱过乱葬岗？　管理档案5大必学妙法

电脑已成为人人必备的伙伴，电脑“桌面”成了一张看不见的办公桌，但不少人“管理无方”，档案乱放，令桌面乱过乱葬岗，寻找file时费时失事。原来，管理电脑桌面跟实体办公桌一样有妙法。
日本“办公室整理术始祖”、办公室效率化专业顾问壶阪龙哉，整合多年整理术的经验，撰写《成功人士这样整理办公桌》一书，他认为所有工作“始于桌面，终于桌面”，懂得如何整理电脑桌面，直接影响到工作效率。作者在书中提出5个轻松整理电脑档案的方法，包括资料夹管理及改名诀窍，学识这5招，将省却寻找档案的时间，令工作更爽快。

以下是《成功人士这样整理办公桌：恰到好处的乱，工作当场完成一半》的节录内容：

寻找电脑档案的时间，单纯是浪费时间。

如果对电脑的管理太过轻忽，不但会遗失重要档案，还会重复无谓的工作，不断的加班。因此，请大家用心思考要用怎么样的方法，才能有效管理电脑的档案。

最常见的做法是，先让电脑的记忆体腾出空间（例如把原先的资料转存到别的硬碟或是烧成光碟），接纳新的文件、资料，就可以轻松找到所需的档案，而这些新的文件、资料，你得这样整理：

为必须暂时保管的档案，新增一个“暂置资料夹”

这是让电脑桌面不会全是小图示的方法之一。如果你有必须暂时保管的档案文件时，就将该档案移至新增的“暂置资料夹”。
然后，定出一个清理的期限。例如，每过三个月，暂置资料夹里的文件、档案，就自动移到垃圾桶里，这样使用暂置资料夹才会有效率。

2个以上的档案，就新增1个资料夹

利用资料夹来归纳并整理“2个以上”的档案。

不这么做的话，档案会无限增加，寻找档案的速度越来越慢。

接著，就把WORD、EXCEL等档案，放进适合的新增资料夹里。

档案数量超过7个，就再分出1个资料夹
有一个经验法则，叫做“神奇的数字7”（Magic Number 7）。简单来说，就是“脑袋无法好好整理超过7个以上的资讯”，所以我们就根据这个法则，只要档案超过7个，就在下一层新增1个资料夹。

不过，可不要愚蠢到“1个档案就设1个资料夹”，这样只会增加寻找档案的时间，千万别这么做。

资料夹分层，以3层为限

资料夹要分层管理。原则上以3层为限。

例如，第1层是企画书、估价单、参考资料（文件的种类）。

第2层是A公司、B公司、C公司（公司名称）。

第3层是1月分、2月分、3月分（日期）。

总之，重点就是把资料夹分成3层。至于每一层的新增方式，可以根据自己的工作内容来决定。

命名非常重要

有些人觉得电脑里的档案、资料夹只有自己会使用，命名时就随随便便。但是，你至少要取一个让同仁容易寻找、容易理解的名字。

命名时要掌握一个诀窍，就是使用什么样的用语，能够成为搜寻时的提醒或暗示。一般来说，我们第一个会想到的，就是制作的时间或负责该项工作的人。
另外，我们还可以根据顾客、业务主题、工作内容、文件形态来命名。如果资料夹里有2个以上的档案，这些档案的名称最好都有共同的关键字。例如，假设有2个档案：

201310山田企业商品A估价单
201311山田企业商品B估价单

资料夹的名称，第1层就是“山田企业”，第2层是“估价单”，如果要清楚哪一个是最新版本的资料，再加入“修正”、“最新”等文字，就更容易分辨出来。如果该资料夹不但重要，使用频率也很高，不妨给它一个耸动的名称，吸引自己注意。

作者：壶阪龙哉

日本“办公室整理术始祖”， 1958年毕业于庆应义塾大学经济系，曾任职钟纺股份有限公司、共荣工业股份有限公司，后设立汤姆办公室（TOM OFFICE）研究所，担任代表取缔役（等同公司的董事长或总经理），现为人材育成塾的代表。
    
40年来出版超过20本以上的办公室整理术著作，至今仍以办公室效率化的专业顾问身分，活跃于各大企业与政府机关。他是日本首位引进美国“记录管理系统”、也是用资料盒建立资料管理系统的发明者。

出版社：大是文化 

《香港01》获出版社授权转载，标题为《香港01》编辑所拟。