【办公桌整理术】要丢还是要留? 设下时限:60秒内决定!
对于工作忙碌的香港人而言,办公室就是战场,要有效率完成工作,办公桌的布局起了决定性作用;办公桌最能反映人物个性,如果过于凌乱,除了影响工作,还会影响上司评价。
日本“办公室整理术始祖”、办公室效率化专业顾问壶阪龙哉,整合多年整理术经验,撰写《成功人士这样整理办公桌》一书,提出“舍、活、续整理术”,教导打工族提升工作效率,进而全盘改变人生。
整理办公桌首要是丢掉无用的文件,为免因“难离难舍”而浪费时间,作者提出必需设定时限,即在60秒内作决定眼前物品的去留。此外,他亦建议利用月历卡、手帐及便条来制作“管制塔”,方便管理行动及时间,好让一回到办公室便可立即投入工作。
以下是《成功人士这样整理办公桌:恰到好处的乱,工作当场完成一半》的节录内容:
工作上有许多时候,都需要我们瞬间做出判断,“舍、活、续整理术”也是一样,为了要丢还是要留而犹豫不决,就是浪费时间。本书为判断“要丢还是要留”设定了一个底限,就是60秒。
有人或许会认为限时60秒太短了。但是,如果以大家所熟悉的电视广告为例,大部分的电视广告,基本长度是15秒钟。15秒感觉上好像很短,但这15秒钟中不但有起承转合,还大大宣传了商品特色。只要15秒就可以唤起观众“购买”的欲望,效果惊人。
没错!所以我们只需要15秒钟,就可以做出决定。
我之所以将时间设定为60秒,是因为区分文件时,有人会对一些老旧文件依依不舍,甚至拿来再读一遍。
当初花心血搜集的资料、曾经获得主管好评的报告等,都很容易让人产生特殊情感,所以难以割舍的心情,是可以理解的。
但是,因为“留恋”、“犹豫”而延误到整理作业,可就伤脑筋了。因此,请大家给自己做决定的时间,设下一个60秒的底限。
只要逼自己在60秒内做出决定,就没有时间犹豫,而且习惯之后还会越来越果决、越丢越上手,所以大家不必担心时间太少。
想要提升工作效率,你最好拥有能够统一管理时间和行动的“管制塔”,这个“管制塔”包含3项工具:
一、能够一览年度预定事项的年历卡。
二、手帐。
三、工作便条。
要好好运用这3项工具,才能更佳活用手帐。也就是说,只要将这3项工具合并运用,管理时间的能力就会大幅提升。接下来,我就介绍这3项工具具体的使用方法。
年历卡
使用年历卡,有3个好处:
一、方便在一年之初,一边看著各月、各周的时间,一边填入一年的计划或各种预定活动。
二、随著行程的填入,可以拥有满满的充实感。
三、除了可以根据过去的实际成绩,拟定更详细的执行计划,也很容易做修正。
你可以自己制作年历卡,也可以把现有的年历卡放大尺寸列印使用。一般来说,年历卡最好要有A3大小,使用起来才方便,因为只要瞄一眼,就能掌握52周的时间,非常适合用来一览长期的预定工作。
具体的行程,只要照著以下3个顺序来填写就可以了:
-年初就确定的公司与业界活动(展览、派对、公司尾牙等)。
-教育训练或出差预定。
-下个月到下3个月之前的预定行程。
手帐
让年历卡上的年度预定行程更具体化的工具,就是手帐。就如同我在前面所说的,要把工作和私事都一起写进去。写的时候要掌握一个重点,就是只写事情(行动)和时间。
工作便条
再进一步让手帐更具体化的工具,就是工作便条。只要把工作便条想成是补全手帐的工具,大家就会更容易明白了。
想要提升工作的效率,非常简单—在前一个晚上,就先列出翌日要处理的工作事项清单,光是这个动作,效果就非常惊人。
此外,你也可以用工作便条,制作防止工作出错的“防止错误一览表”、汇整和工作相关素材的“点子一览表”等。为了让脑袋保持清爽,请灵活运用工作便条。
作者:壶阪龙哉
日本“办公室整理术始祖”, 1958年毕业于庆应义塾大学经济系,曾任职钟纺股份有限公司、共荣工业股份有限公司,后设立汤姆办公室(TOM OFFICE)研究所,担任代表取缔役(等同公司的董事长或总经理),现为人材育成塾的代表。
40年来出版超过20本以上的办公室整理术著作,至今仍以办公室效率化的专业顾问身分,活跃于各大企业与政府机关。他是日本首位引进美国“记录管理系统”、也是用资料盒建立资料管理系统的发明者。
出版社:大是文化
《香港01》获出版社授权转载,标题为《香港01》编辑所拟。