【电邮范本】催促进度、指正错误 不烦燥不做衰人电邮要点写？
职场是一个讲求合作的地方，然而，每个同事的能力及态度都不一，一次便能完美成功的合作项目实在少之有少，大多都讲求磨合与提点。若经过多次面对面的指正后，仍有不合乎标准的地方时，可能就真的需要一封直白的电邮清楚列出需要改善的事项，及其他细节。白纸黑字比较清晰易明及方便跟进。
但，因为同事经再三提点都未能完成项目，才会发出此电邮，怎样才可以抑制怒气，直白地指出其错处，而对方又不会难受呢？当遇上以下三个常见情况，可以用相应的电邮作为善意又直白的提点。
1.情况一：当同事赶不上进度
工作要避免伤害同事的感受，但同样你想他如期完成手头上的项目。如果提点了他好几次，都没有效用，可能就得直接一点，列出需要改正或完成的项目。
即睇范例：
Hi there,As we’ve discussed, I’m in in charge of [project/presentation/report/putting together a chart] for [client/company/a team]. I can’t complete it without [your co-worker’s missing part].I’m still missing the following from you:- [Insert task 1]- [Insert task 2]- [Insert task 3]To get the project done, I need this by [choose a date] at the absolute latest. If you need help completing this/these or there’s an obstacle standing in the way, please let me know so we can find a solution.[Your Name]
这个电邮的关键在于找出他们现正所面对的障碍，并提供帮忙。虽然他们已落后进度，但他们可能正在等待一些主动的帮助，但先不要作出任何假设，等他们回复这电邮后，再了解可以提供甚么帮助，努加合作解决问题。
2.情况二：当同事重复犯错
一个人犯错，通常不会知道自己犯错，但若不立即指正，这个错误的雪球只会在一错再错下愈滚愈大。所以若你发现同事重复犯错，可以用以下范例跟他说。
即睇范例：
Hi there,I wanted to send you a quick note because [the mistake] we discussed came up again. Unfortunately, it caused the team to [effect 1, effect 2, effect 3], which was not ideal.Do you have any additional questions I can answer to help you correct this in the future/Is there anything standing in the way of being able to do this?Please let me know, and I’d be happy to help,[Your Name]
同第一个情况一样，直接表达的同时，要提出帮助。我们都一定犯过错，所以清晰地说出来，然后以一个正面的态度完结电邮。
3.情况三：当同事做不了决定
有很多人不知道自己的权限，而不敢下决定，但做不了决定却会影响之后一系列流程的运作，当遇到这个情况，你很想大叫：“做决定吧？真的这样困难吗？”，而有礼地表达这着急之情，你可以参考下面例子。
即睇范例：
Hi there,I think we need to take a step back and re-evaluate what we’ve discussed so far. Ultimately, this should help us make a final decisionHere’s what we’ve considered so far:- [Insert consideration 1]- [Insert consideration 2]- [Insert consideration 3]Based on this, my recommendation would be [your thoughts on the final decision]. If you all agree, I think we can move forward. But if not, I’ll find time on the calendar for us to discuss in person.[Your Name]
这个情况应该采用比情况一及二更加直接的语气和用字。因为这涉及各个部门的运作，这个举动可以令所有人重回正轨，亦可以向大家展示你的领导能力。
撰写电邮是很难的，因为用字要正式，但亦要对方明白你的语气和态度。然而，在催促和指正的电邮上，不一定要展露心烦气燥的负面情绪，你不用做一个衰人，都可以令整件事情重回正轨。最紧要记着，直白简单，清晰传递信息便好。
﹙资料来源：The Muse﹚
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