会议冗长生产力低　变相OT打工仔闭翳　主因归于开会无方向？

正当你埋头苦干，努力为客人改写eDM_final_V20的时候，电脑桌面忽然弹出一个小视窗：“距离开会时间尚余15分钟”。你只得快马加鞭，因为你明白开会随时花上2个小时，不把握这15分钟把V20扔给客户，后果只有一个：就是OT！

认为开会是浪费时间，甚至因开会而得加班等状况，可谓是一项“全球性”的职场问题，但如比较香港与其他地区打工仔对开会的态度，便会发现我们在这方面说不定已比别人“落后”。通讯解决方案供应商ShoreTel早前进行了一项调查并访问了500位香港、新加坡和澳大利亚的上班族，发现香港打工仔对会议的生产力（productivity）评分是三地之中最低，只有2.66分（4分最高）。说得仔细一点，就是有超过3分1的香港打工仔认为开会是“完全没用”或只是“略有用途”，亦仅有11%受访者认为会议的生产力是“非常高”，换句话说，即有差不多9成打工仔认为开会的生产力是很低！

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生产力低的意思，不仅指会议进程与所得成果不合符经济效益，更是代表开会浪费掉大家正常的办公时间。据上述调查结果所指，原来有30%香港打工仔表示自己曾试过“只有部分时间是投入在会议中”，皆因他们得抽空处理包括查阅电子邮件及收发短讯等工作（亦有16%员工会因私人事务而分心），倘若阁下被冗长会议拖慢工作进度？别苦恼，OT吧！

会议亦需“减肥”

其实冗长而无效的会议就如体内累积多余脂肪似的，美国早前亦有一类近的调查，指一个专业人士每个月要开60次会议，但超过90%受访者表示在会议中发白梦，有近40%人甚至曾在会议中睡着。要帮“痴肥”的会议瘦身，美国商业畅销书作家Ian Altman就分享了3招令会议变得有意义的心得：

1. “倾”，not“汇报”
会议的用途是“决策”，而不是向同事汇报你上星期做过什么，若把会议的时间缩短一半，而令员工更专注于所需讨论的议题，将更显成效。

2. Hi-Tech方法赚时间
愈近放工的时间开会，员工便愈难集中精神；同事迟到亦有可能令会议延迟召开。利用一些通讯科技，令身处不同地方的员工也能即时参与会议，便能省却通勤和等待时间。

3. 中point，少废话
直接筛走对会议没贡献的项目和资料，集中讨论重要题目，并在会议最后提出关键决定，推进事务的发展。

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没agenda　如没GPS便驾驶

另外，开会前准备不足亦是一大问题。ShoreTel的调查指有75%香港打工仔在开会前不常准备议程（agenda），显然与新加坡的42%及澳大利亚的54%有段差距；有近30%人士指需要花11至15分钟设置会议通讯设备，以1年作计算，全年便需额外多花50小时在这些准备工夫上。“若没有预先制定议程大纲，会议便会缺乏明确方向，就像没有GPS或地图的公路旅行。除非你非常幸运，否则只会徒然浪费很多时间，换来一个没有结果的会议。”ShoreTel亚太区副总裁及董事总经理Frédéric Gillant如此说，并向各位受“无效会议”之苦的打工仔提供一些建议：“预先制定议程大纲并发送至与会者，再采用可促进生产力的工具，例如使用通讯方案中的议程规划功能吧！”

（资源来源：ShoreTel、Forbes）