【职场】to-do list愈写愈低效率？　按时间办事更佳

下至基层白领员工，上至管理层、CEO甚或老板级人马，办公桌总有1个共通点：1张写得满满的办事清单（to-do list）。外国曾有调查指，约有3分之2专业人士有列写办事清单的习惯，但部落格iDoneThis曾进行的调查显示，清单上竟有41%项目原来最终是未有执行的，即“写还写，做还做”，效率成疑。

对不少上班族及创业者而言，工作就如“贪食蛇”般接连不断，愈驳愈长，愈长愈难一一完成。美国作家Kevin Kruse 甚至表示：“办事清单就是令重要事项死去的地方。”他于早前撰写 15 Secrets Successful People Know About Time Management 一书，邀请超过200名来自不同界别的杰出人士分享成功心得，有趣地发现当中从无人提及成功之道是与办事清单有关，并将列写清单的缺点归纳成3点：

1. 忽略时间考虑

在面对长长的办事清单时，人们倾向于优先处理能于短时间内完成的事情，却把需长时间处理的事项搁置在旁；

2. 忽略重要事项

重要事项未必最为紧急，但亦有优先处理的必要。然而人们按清单办事，就往往倾向先处理紧急项目而将重要项目忽略；

3. 增加压力

由20世纪的俄国心理学家蔡格尼研究所得的“蔡格尼效应（Zeigarnik effect）”，指人们如有未完成的工作或未达成的目标前，情绪及工作效率均会受影响，完成后才好转。办事清单像在时刻提醒人们有事未办，令人们感不安，甚至造成焦虑。

Kruse指，就算是Richard Branson及Bill Gates等大人物亦不会列写办事清单，而比起这个，他发现不少成功人更喜欢按时间表来办事，并列举几项建议供参考：

1.　自定档期的重要

Kruse认为，人们应对生活及工作事项设先后处理的次序，并为每个事项安排应需的档期（time block），如每早规定自己用2小时专注于策略工作，期间不去查阅电邮或使用电话。他建议人们把运动、约会应酬时间及主要个人活动加入时间表，但如为较次要的事情，应设置时限，如每周只用1小时来作电话交谈；

2.　以15分钟作单位

大部分日历以30分钟为1单位，但Kruse却建议将此缩短为15分钟，因这较易评估处理每事的所需时间，而将档期划分得更精细，便愈能为每天安排更多要处理的事情。他指效率极高的人在处理事情上，不会多费一分一秒。众所皆知雅虎的CEO Marissa Mayer，只会与员工进行5分钟的会议。

3.　凡事皆有规划

将项目规定于指定日期与时间处理，可更顺利完成事情，并能消除有关压力。例如，将每隔数分钟便查阅电邮1次的习惯改为1天只检查帐户3次；比起在办事清单上列下“致电给姊姊”，将此项目定于下午时间进行，将能较易实践。

Kruse承认，人们要预计事件的处理时间，起初并不容易，但只要多加尝试，便能习惯将日常生活及工作事项纳入时间表中。他亦建议在时间表上设缓冲时段，如较长的午餐时间及在晚上整理整天的工作时间，以应付突发状况。“就算没特别事情发生，大家亦可用这段时间来休息或作创意思考。”

（资料来源：Fast Company）