【职场技巧】避免冗赘难读、加添具体用词 修饰电邮只花10分钟!

撰文: 霍芷晴
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每份工作都需要写email和报告,而有很多工作都需要写更多的文章和文件。当你行文流畅、内容清晰、用字准确和简洁,定能让你的上司、同事和客户留下好印象。然而,我们对上一次作文堂已经是多年前的事,怎样可以让自己的写作进步呢?

电影《写我华丽缘》中,由Keira Knightley饰演的女主角Gabrielle Sidonie Colette,一开始的写作都有所不足,但在丈夫多加鞭策后,她都能成为独当一面的作家。虽打工仔不用倾注所有情感去写,但多加练习必有进步。﹙电影《写我华丽缘》剧照﹚

工作的文章,不在乎字数的多少,最重要是简洁到位,并能清晰表达要传递的讯息。然而,当要处理繁重的工作,文件和报告如海浪般涌过来,我们的文字便时有迷失、含糊不清、错用字词,而令读者阅读感到有所障碍。如果我们每一篇email或文件,都多用10分钟来处理又如何?要检查的不再只是错字,多花这10分钟,就能令你的写作更精准和专业。

来看看如何有效率地使用这10分钟吧!按图了解:

1.【第1至2分钟】看看你写的内容有没有太陈腔滥调,有的话就删除或更正这些句子。例如数字的表达上,在英文中超过三个读音的话,就用阿拉伯数目字表示:“The bill cost twenty dollars, which was nothing in comparison to the 652 million dollar lottery ticket he cashed the previous day.”﹙GettyImages/VCG﹚
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﹙资料参考:The Muse、综合报导﹚

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