【Email Template】延误Deadline点算好　必学电邮范本安抚兼补镬

连夜OT（加班）也未能完成海量的工作，当然必须预早跟上司、同事或客户交代一声。不过作为一个有责任感的打工仔，单是说一句抱歉并不足够。
以下的范文将教大家如何准备一封要延迟完成工作的电邮，确保在文中有交代四大要点，令对方获悉后也会有所打算。

Deadline﹙死线﹚在即，似是赶不上了！怎么办才好？海量未完成的项目，在短短几小时内又岂能突然完成呢？虽然你灰心得很想撒手不管、抓狂或自暴自弃，但更好的方法是发一封电邮让对方知道你现时的进度。虽然，对方可能会因为接获延迟email而觉得烦厌，甚至生气，但比起交出错漏百出或未完成的作品，还是争取多一点时间，交出令人满意的作品来挽回名誉较为好。

交代工作延期的电邮，应要包括以下4项重点，分别是：承担责任、报告进度、设立一个新的完工日期及确保以后不会再发生。

交代延期的4大重点（按图了解）：

以下的电邮范文可供有需要的打工仔参考：

即睇范例：

Dear [Boss, Client, or Co-Worker Name],

I’m reaching out because, unfortunately, I won’t be able to submit [project] in [number of] hours as promised. I take full responsibility for underestimating how long it would take, and for not reaching out sooner.

Attached, I’ve included [notes, a rough draft, ballpark figures, or an outline]. While this is not ready to be shared with [team/clients], I want to give you a sense of where it’s headed.

Now that I know how long it takes to [run the numbers/work with this new program/draw conclusions from findings], I feel confident I can have this finished in [extremely realistic amount of time]. I will have the finished project to you by [new time] on [day].

I sincerely apologize for the inconvenience and want to assure you this won’t happen again.

Best,

[Your Name]

当然，若相关工作延期也不会对别人带来太大影响，那单是用一封电邮知会对方已足够，但若这次延期是关乎到公司会否损失一个大客户，那除了寄出电邮外，应还需要以电话或与上司开会作通知。而在追赶新的完工时间时，也最好以电邮向上司报告各阶段的进度，好让他与客户解释。

再谨慎地工作，也总会犯错的机会，要是这回真的是错在自己，那深呼吸一口气，坦承过失并努力追赶进度，相信自己可以藉工作的品质来赢回个人声誉。

﹙资料来源：The Muse﹚

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