【Email Template】赶住倒数　但仲有电邮未覆？　3句说话拖住先

要令email收件箱保持“零封未阅”的状态似乎是没可能的事，尤其临近年尾收炉，电邮仍是源源不绝，覆极都未覆完，可以点算好？怎样可以快速又有礼貌地告知对方迟一点才可以回复他们？
学定3句旁身，为自己争取多一点时间！

每在放假前设定一个 OOO （Out Of Office）的自动回复系统，是办公的一种常识吧，不过若然对方收到这类自动回复系统的电邮时，他们或会感到疑惑，不知你是确实收到了他的电邮没有，又不清楚你会否对这封电邮走漏了眼，更不知你会在何时回复……简单来说，对是什么具体答案都没有。

为了令对方安心，又显示自己的工作有交带，打工仔尝试使用下以三句说话作回复，为自己稍为争取多一点回复的时间。

1.管理期望的重要性

I’ll be in touch in approximately [time frame].

﹙我大约会在［之后某特定时间］与你保持联系。﹚

管理对方的期望其实很重要。同样是要留待下星期才回复人家，但如果你没通知别人要等一星期，而要待自己完成了手头上的事务后才给予回复，这会令对方觉得你将他放在优先次序较后的位置，因而对你的印象分大减。但若你收到email后，即使未能详细了解内容，却立即回复，让对方了解所需等待的时间，在其他工作安排上亦可以配合。

你可以设订一个确实能给予答复的日期，例如一星期后。而若你能早过这个日期回复，如提早两日便能回复，那你给予人的印象是“本需要一星期后回复，但早了两天的人”，而不是那个“迟了五天才回复的人”。

2.让对方知道你的难处

Sorry, I’m pushing up against a deadline.

﹙不好意思，我在赶死线。﹚

当你需要多一点时间才能回复人家，那对方一定想知道原因。假设对方想你尽快回复，你却回答一句：“不行。”这会是多么的没礼貌。你应该让对方试着了解你现在所面对的困难及处境，例如你正在开会、正在为某个项目赶死线、或你在处理其他紧急事项等。

对方会因此而同情你的境况，亦很欣赏你在百忙之中都能抽到一点时间来回复他几句，并感到你并不是故意忽略他，只是你需要多一点时间才可以全神贯注处理他的需求。对方亦可能因此而替你打气，而不是过几日又寄你一个电邮来催促及责怪。

3.无能为力

I’d like to run that by a colleague who’s out of the office.

﹙我需要另一个同事协助处理，但他却不在公司。﹚

当公司正在处理一些大项目时，却有很多同事都不在公司好几天（例如在年末都放假了），但你在回复人家电邮时却要等到各个职级的上司批准才可作实，在这情况下你也确是无能为力，做不了什么。如实让对方知道你的处境吧，很多时候，对方都能谅解的。亦由于你已经向对方表达了你无法立即回复，所以对方亦没理由会强迫你立即回复。

忙碌也好，放假也好，打工仔或未能每次都详细回复对方的电邮，但抽空用一、两句说话回复对方，想必是可行的。不要仓卒地给予错漏百出又不完善的答复，反而试试用以上方式回复，令对方感到你的重视之余，你又可以争取一些回复的时间，安心地先处理好自己手头上的工作。

﹙资料参考：The Muse﹚

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