【Email Template】收到空洞、冗长电邮？ 教你四个礼貌回复范例
一日会收多少封email？10封？20封？形形色色的email中，有的言之无物却又长篇大论，看完只会令人一脸黑人问号，完全不知怎样回复才妥当！但你又不能已读不回，这时可以怎样做才好？
看完一大段冗长却又内容空泛的电邮，对方又没有明确发问或请求你做甚么，其实是甚么意思呀？一天已经要面对太多问题，别苦了自己浪费时间在猜度对方的心意上。
这时请记住一个重点：将问题抛回给对方。
让他好好想想自己寄email的重点是甚么，好好理清自己的思绪。以下归纳了4款常见的烦人email类型，然后逐招向你拆解！
1. 漫无目的类
这类email最容易令人扯火！因为内容通常很长兼很多细节，还有，这类漫无目的又没有明确提问及指示的email常常欠缺结构，一时讲东一时讲西，就如意识流一样随心所欲。当你读完一次后，完全不知道对方的目的及email的主旨是甚么，然后你深呼吸再重读一次后，就会恍然大悟，并不是自己的理解能力有问题，而是对方的表达能力有问题，这时你可以参考以下范例回复。
即睇范例：
Thanks so much for your email, [name]. There’s a lot to think about here. In the interest of getting back to you promptly, could you help me understand exactly what you’d like me to assist with?
2.欠缺背景资料类
有一类email是希望你可以给予意见或回答问题，但却不会为你提供足够的数据及资料作分析和参考。例如一句：“Can I get some thoughts on the XXX proposal﹙你可以就XXX计划书给予一点意见吗？﹚”哪一方面的建议？有甚么资料？全不知晓的话，我是不是一句：“不错。”就可以作结？收到这类email，先别动气，亦不要比对方着急，可以尝试以下回复。
即睇范例：
Thanks so much for your email, [name]. Can you please give me a little more context on the situation here, and send over [the information about or data necessary to answer]? Once you send that over, I’ll be able to respond.
3.冗长列表类
这类email的点列列表分分钟长过大减价购物的单据！内容包括行动项目、问题及评论等，通常需要花很长时间去阅读及解答。这次的回应方式有两种，视乎对方是否为一位有权为你分配工作的人，然而，无论对方是你的上司、客户还是下属，你都得先要求他为工作的次序、轻重作出分配。
即睇范例：
．﹙有权为你分配工作的人﹚
Thanks so much for your email, [name]. I’ll get started on this [this week / as soon as the new product launches / after the conference]. In the interest of getting back to you promptly, could you help me prioritize the list below? Are any of the items nice-to-have? I expect it will take me [X days/hours] to pull this together, which may delay [other project]. Let me know if you’d like me to get started sooner.
．﹙没权为你分配工作的人﹚
Thanks so much for your email, [name]. I’ll need to get approval from [your boss or another relevant senior person’s name] to get started on this. Let me know if any of the items are nice-to-have and how you would prioritize the list below so that I can present [boss/senior person’s name] with an overview of how much time this will take to complete.
4.寻求建议但模糊不清类
这类email希望寻求别人的建议，但当对方是近乎陌生人的身份，问题又问得模棱两可时，就算你很想回答，也可能因不太了解对方，只好打一句：“爱莫能助。”但家家有求，不如先给对方多一次机会，让他好好构思一下要问的问题，才好好思考自己的专业能否给予意见。
即睇范例：
Hi [name], it’s nice to meet you. I’m quite busy with work at the moment, but do want to help and would be able to answer your most pressing question over email. What’s the #1 question that my background and experience can help you with?
﹙资料参考：The Muse﹚
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