【Email Template】最怕老板诈儍扮懵？　学写确认电邮保障自己！

跟其他部门商讨过工作范畴后，你可能觉得口头交代已经没问题，不过虽口头承诺确是有法律效力，但难免上司或同事使出卸䏝大招：“我冇印象我有咁讲过！”，所以还是在每次会议后，以白纸黑字写封确认电邮﹙confirmation email﹚，确保双方都清楚了解工作内容，并留下凭证，保障自己。

经过磨灭意志的冗长会议后，大家的脑袋都混沌一片，踏出会议室尤如重获新生，过一段时间后，更会对会议内容的记忆减掉一半。同事理解错误？上司忘记自己说过？然后说你才是做错的一个？明明自己将工作内容记得清清楚楚，却被屈做错事，真的十分冤屈。虽然以书面形式写下工作内容，比口头交代来得有压力，但写下确认电邮，其实是保护自己免食死猫的方法。

或许你会觉得跟上司、同事心中有个“信”字，不用事事白纸黑字的记低吧。不如先做一个测试，了解一下自己的取态：

需要白纸黑字记录吗？（按图了解）：

其实上述三个心态，希望大家都觉得是错。不是叫你完全别相信自己的上司或同事，但人的脑有时总有错漏，记不到所有细节，所以，所有事都应白纸黑字写下，避免自己负上不必要的责任。

有关你的工作的所有事情都应该以书面形式记下，为甚么？按图了解。

其实现时whatsapp、email及各类短讯方法，都主要采用文字为沟通方式，每次讨论后都留有纪录，为工作内容留下线索及承诺，大家千万别怕麻烦，以文字交代清楚。

确认电邮﹙confirmation email﹚的范例：

Hi (boss’s name),
I just wanted to let you know how excited I am about our conversation earlier today. I am looking forward to having the bigger cubicle space by the end of this month. I am copying (so-and-so) on this message, so they will be prepared to help with the move, if necessary. I’ve assigned a follow-up flag to this message to ensure everything goes smoothly on the scheduled date of April 29, 2018. Thanks again for making this happen.

恭喜你，你已经为完成记录是次对话的确实日期！虽然电子邮件和短讯不是正式的合同，但它们是有效的书面沟通形式，而且它有着持久的力量，并可减少同事间为此对话发生争执的机会。

即使你很相信那个答应会升你职或工作上合作的人，又或是你觉得上司、同事之的承诺与确实执行工作之间没有关系，但你不知道何时这些对话会成为决定性的纪录，所以为保障自己与对方，还是把重要的承诺与协调都用电邮写下来，寄给相关的每一位吧。

﹙资料来源：Ladders﹚

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