【职场效率】不要send email、一次过开会 五招让星期五高效工作

撰文: 曾凯茵
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打工仔都讲笑说星期五根本无法工作,因为心已经飞到同周末。但原来我们可以利用这一种心理,反而让星期五成为最有生产力的一天?以下便是5个可提高星期五工作效率的技巧。

星期五选择完成small task吧,有助推展进度之余还容易处理、快速完成,可准时六点走人。(视觉中国)

1. 完成小型任务

别骗自己,有得选择的话,没人会在星期五展开新一轮的大型项目,周末前才来这样做未免太扫兴了。

取而代之,一些有助推展进度的小型工作可以选择于星期五完成。极需心力和时间的大型任务应该放在战斗力最充足的星期一、二进行;星期五则以small task为主,做完就准时六点走人,也可更快、更开心进入周末心情。

此外,小型顶目容易处理,可以快速从To Do List上删去,有助减轻当天的心理压力,工作行动力反而较高。

最后,星期五收工前也可以清理一下电邮与桌面,目的是创造仪式感,提醒大脑进入周末的休息模式。

预先在星期五安排下星期的工作日程有助更好运用时间。(视觉中国)

2. 制定下星期的计划

有时候情况未如理想,星期五还是忙得来不及安排当天工作的优先次序,都是做了再算。然而,下星期的事项却是一定要预先计划的。打工仔可以根据以下几条问题去制定日程:

你想完成什么工作?
完成这项工作需要什么动作、物件、材料?
有没有一些大型工作是现在就可以定下大纲的呢?

这个做法的好处是知道自己要做什么,便可以更有策略地运用时间;也可以星期一回到公司便马上开始工作,迅速进入工作状态。

在自己能够掌控的范围内,把会议都放到星期五,反而可以星期五更有生产力。(视觉中国)

3. 安排开会时间

试问谁喜欢开会?尤其当专心状态被经常打断,可用的时间被打断成一节节时,开会只会不停造成干扰。然而,星期五却是例外,如能把前四天的时间都用在电脑前,却把会议全都放在星期五,就有了好时机起来走走,和同事交流一下。而且这些会议可以令时间过得更快,在星期五来说反而是好事呢。

蕃茄钟工作法是由意大利人Francesco Cirillo于1992年创立的时间管理方汰,以简单易行出名。(Francesco Cirillo官方网站影片截图)

4. 高效利用番茄钟工作法

很多人听到XX工作法的第一反应都会是猜疑:“又来一套根本不管用的时间管理理论。”说真的,世上当然没有一套方法令人在三秒内从拖延症末期患者变成超级高效狂人。没有持之以恒的练习,这根本不可能,但知道后不妨一试,看是否适合自己。

番茄钟工作法是一套时间管理方法。将一天分成几个小节,每个小节由工作25分钟及休息5分钟组成,并设定闹钟提醒转场。目的是营造类似死线的紧迫感,令自己在25分钟内,尽可能专心地工作,做得几多得几多。

即使第二天要进行很多会议,很难把一天分拆成太过具体的时段,但番茄钟工作法仍然有助最大程度地利用会议之间的细碎时间。打工仔不但可以从中(尝试)迫自己突破潜力,以爆发的速度完成工作,而且能够更灵活地管理日程及安排时间。

星期五寄出的电邮通常都没有即日回应,所以星期五写定、星期一再寄会更好。(视觉中国)

5. 不要传送电邮、安排传送时间

相信很多人都有这种经验:星期五寄出的电邮通常都不会即日有回音。所以需要即日回复的电邮都不要在星期五寄出。但这不代表留到下星期才做,你可以写定、制定寄出时间,便能将状态最好的星期一、二安排于更有此意义的任务上。通常星期一下午到星期二上午寄出的电邮会有较高的即日回应率。

(资料来源:Inc.,the muse)