深夜12点不是一天的完结？一日之计在“放工”掌控生活时间更容易
编按：想更有效率地掌握每天的时间？心急的你不想浪费任何一分一秒？以下内容节录自《能见度工作术》一书，或能让你对“时间管理”有一个全新的想法，助你找出新的工作模式。
早上以最佳状态全力投入工作后，自然就能提早完成各个任务，下午就能确实感受到待办事项按计划减少的成就感。此外，由于从早上就开始累积小小的满足感，有助于保持积极的工作心态，更有效率的完成工作，带来愉悦舒适的感受。
我个人习惯在早上全力冲刺，但同时也抱持著“万一无法维持到下班也没关系”的心态。
我的想法是，只要在初期取得一定成果，即使后续的工作效率略有下滑，整体而言仍能保持良好的进度。就算真的感觉到效率正在下降，也能靠先前全力冲刺所累积的“成果存款”，让我从容的休息、调整，转换心情重新投入。
此外，如果能事先决定好下班时间，就能在下班前集中注意力。由于剩余时间明确，必须有效的安排进度，避免工作堆积如山。如此一来，就能冷静的分配工作和判断优先顺序，例如：这件事今天必须完成、那件事明天早上再处理也没关系。
将下班时间视为一天的终点，也就是说，下班之后就是新的一天。我注意到这一点后，就将一天开始的基准设在下班时间。
我想，大多数人都是在固定的时间点起床，但另一方面，也有许多人为了工作而牺牲与家人相处或睡眠时间，导致作息紊乱。
这就表示，人们其实是为了“起床时间”的日常标准，不得不本末倒置的牺牲其他时光。如果能有明确的下班时间，就能在既定的时间到家，如此一来，就不会打乱家庭或个人的计划，作息也会更有规律。同时，这也能确保充足的睡眠，避免睡眠不足影响到早晨的充沛精力，从而提高专注力。
对急性子来说，早晨是他们最能发挥实力的黄金时段。确保充足的睡眠，能让他们每天都能稳定的发挥。
工作总有开始和结束。
然而，在著手一件事之前，起点往往是模糊不清、难以预测的。尽管我们可以透过拟定计划来掌握进度、勾勒轮廓，但若缺乏明确的终点，就只能漫无目的的盲目奔跑。
正因如此，才要设定截止日期（终点）。设定期限后，就能从你安排的日程反推行动步骤，以适当的节奏前进。
我自己也将这个想法运用在日常的时间管理中。将下班时间视为一天的结束（截止日期），同时也是新的开始，让我感受到自己正稳定的向前迈进。
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做不来的事就交给别人
急性子的人凭借迅速的行动力，在意识到自己能做到的同时，也能快速认知到自己做不到的事情。
如同第二章所提到的，在工作中，快速判断自己的极限和弱点，并果断放弃做不到的事情，转而投入其他能做到的事，这种干脆的态度会成为你的优势。
如果能毅然决然放弃，就能将空出来的时间用于其他工作，或学习其他技能。
先承认自己做不到，将注意力转移到找出无法做到的原因，就能加快修正的速度。
尤其在创意产业中，特别容易依赖个人特质。
例如，我原本大多是独自完成网页制作的企划、设计、程式编写和维护等所有流程，但随著技术进步和产业发展，我发现有些工作自己无法胜任。从那之后，我开始强化团队合作，而不是凡事都靠单打独斗。
在团队中加入拥有自己缺乏的技能和专业知识的人才，就能将团队的成果最大化。以往我习惯独自完成的工作，现在则由企划、文案、设计师、工程师等不同职务的人分工合作。
这个重大的思维转变，让我深刻体会到及早接受“做不到”的重要性。一个人能完成的工作量和能力是有限的。
随著年龄增长，表现也会下滑。如果过于执著于一个人完成所有事情，就会一直困在同样的工作中，无法突破。长远来看，“自己做比较快”、“教别人太浪费时间”的想法会阻碍自身成长。
教导别人的确很花时间，也很麻烦，但如果部属或后辈的能力提升，就能大幅提升团队的整体能力和表现。作为领导者或前辈，自身也会获得肯定。
这不仅适用于人力和时间，也适用于专业知识。
自主学习固然重要，但透过付费参加研讨会、购买专业知识，或是委托专家协助，也能加快达成目标的速度。
有时，选择单打独斗以外的方法才是最快捷径，别忘了还有委托他人、请教他人、付费取得资源等选项。
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如果你是急性子的领导者
延后处理自己的事情，对于不擅长配合他人步调的急性子来说，是非常牺牲、矛盾，也需要很大勇气的举动。但是，这也是一种以工作进度为重的策略。
如果你是一位团队领导者，建议先完成能为成员做的事情，再开始自己的工作。就结果来说，这样做才能高效完成工作。
减少等待指示的时间，所有成员就能更快著手工作，整体效率也会提升。此外，成员们也会对领导者总是优先考虑部属而产生信任感。
虽然把自己的事放到后面处理，会拖延到一开始的进度，但你之后也会发挥急性子的特质，以飞快的速度完成工作。
由于我的职位经常会收到成员报告、想法交流和咨询等讯息，除非有其他非常紧急的事情，否则我会尽量放下手边的工作，优先回复他们。
对性急的我来说，什么是最理想的状态？比起只有自己的工作进度最快，营造出整个专案都能有效运作的状态，我感受到的压力更小。
即使暂时把自己的需求放在次要，也会因为进入“要在短时间内完成工作”的模式，反而更容易集中注意力、提升生产力。
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列出清单，做完就打勾
如果无法掌握一天的工作量，只专注于眼前的任务，就会导致工作毫无计划。这样一来，可能会发生不了解还有哪些事情要做、每天都忙得像无头苍蝇却无法完成工作、忽略重要任务等情况。
明明想快点完成、避免拖延、节省时间，却在事后才发现效率反而更差。
为了避免这种情况，首先要在工作或专案开始前，将自己必须完成的事项列成清单。如此一来，就能抑制仓促行事的冲动，避免遗漏，并顺畅的完成工作。
明确知道自己该做什么，就能将急性子的能量转化为积极的动力，比起想到哪做到哪，工作效率会更高。
我十分建议，利用手机的提醒事项或待办事项等功能来制作清单。
我个人是使用Mac和iOS系统内建的备忘录应用程式。这个应用程式有制作核取清单的功能，勾选（完成）的项目会自动移到清单下方，积攒下来的完成项目就像是不断累积的小小成就。同时，随著清单上的待办事项减少，也会让人感到轻松。这完美满足了“想要快点完成”的急性子心理，能带给人满满的成就感。
在清单上，除了当天必须完成的专案名称外，诸如回复○○的信件、列印收据、确认○○的进度、倒垃圾等鸡毛蒜皮的小事我也会一一列出来。我每天大约会有20到30个待办事项。
一开始看到这么多项目，会感到很大的压力，但同时也会让我燃起想要快点完成的欲望，众多的待办事项会转化为迫不及待著手的动力。
有了这份待办事项清单后，我就不再受“那件事怎么样了？”的杂念困扰。完成的事情也能干脆的抛诸脑后。
当然，工作中也会随时接到新的任务，我会在接到任务后立刻记在备忘录上，完成后就打勾。不断重复“新增任务→完成任务→标记完成”，将未完成和已完成的事项清楚分类，这种感觉真是太棒了。
不过，要注意的是，看著满满的清单，可能会让人产生一种“我一直在认真工作”的错觉。
工作的价值在于成果，而非数量或忙碌程度。因此，在将任务新增到清单上之前，更重要的是思考：这项任务是否真的需要由自己完成，能否委托同事或外部合作伙伴等。
从这个角度来看，将工作列成清单，等同于视觉化自己的工作内容，且能进而引发思考。
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立即回复不见得是最好的方法
急性子只要收到对方的讯息，就会想尽快回复。然而，立即回复不一定总是最好的做法。
如果是透过电子邮件处理行政事务，尽快回复自然会让对方感到开心；相反的，如果是需要仔细思考的事情，太快回复可能会让对方觉得，你只是套用了回复讯息的模板、没有认真思考。即使你在短时间得到很好的点子，却让对方产生这样的误解，那就太可惜了。这种情况下，建议先保留该想法，等到期限前再回复。
以下是几个适合优先回应的状况：
．客户或使用者的提问。
．问题处理。
．重要邮件。
．行政作业等需要其他人接续处理的情况。
．专案进度报告。
．初次接触、询问。
．确认时程或预约。
以下情况则建议稍微忍耐，不要马上回复（避免造成误会或让对方反感）：
．企划或想法的提案。
．复杂的报价。
．需要准确和可靠的调查、情报。
重点是不要只看任务本身，而是要观察、体谅，并让对方感到满意。
学会根据状况调整答复的时机，就能从回复速度快的人，变成速度快又准确的人，进一步提升对方对你的信任。
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刻意留白
我身为一名设计师，我在设计中最重视的一个元素就是“留白”。
留白并非单纯指什么都没有的地方，而是刻意留下有意义的空间。正是因为有了空白，才能感受到设计背后的余韵，并产生良好的紧张感。
日历上的空格、空闲的时间……一旦看到空白就会有一股想填补它的冲动，但有时候我们必须刻意留白。急性子可能不太具备这种思维。
性急的人往往会将注意力放在空著的部分，不自觉的想要填满它。然而，没有空间就意味著你无法吸收新事物。
更好的创意、对未来的思考，大多是在有余裕的情况下产生的。
既然凭借著急性子的特质，能顺利的提前完成工作，那么偶尔踩个煞车停下来也无妨。
尽管这看似停滞不前，但刻意创造空间，并利用空闲时间规画未来、思考创意，这就像是对未来的自己进行投资，确实的向前迈进。
当你急急忙忙的行动、从一大早就火力全开、行程快要满档时，请有意识的踩煞车，为自己留白。
空出一大段时间放松、尝试短暂休息、决定不加班、决定不在假日工作，只要能做到其中任何一件事，你就能拥有余裕。
书名：《急性子的不累工作法》
作者：原弘始，创意总监、Design Studio L执行董事长
译者：卓惠娟
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