Email｜别滥用缩写、感叹号！发电邮给老板　3大要点一定要留意

写email 给自己的老板让你感到紧张吗？撰写电子邮件是工作主要的沟通型式之一，可说是进入职场的必修课，因此，在每次写信互动中，能否展现专业精神非常重要。写得好，能够促进彼此合作关系，留下好印象；写得不好或忽略礼节，让人看完不知所云，则可能使个人形象大打折扣，要是因此搞坏关系，可就得不尝失。

主旨要一看就懂，用老板偏好的名字、称谓来称呼

开始写一封专业、得体的 email，其实并不难，第一，邮件主旨要让人一看就懂。主旨是老板收到邮件首先映入眼廉的讯息，因此尽可能不要使用模糊、通用性的主旨，像是“Hi”或“更新”，因为它们容易被忽略。反之，要在主旨用一句话描述信件目的、写出关键词，例如“部门月会日期更改”、“本周的排程问题”或“结案报告反馈”等，将有助于你的老板优先处理这封信。

第二，应遵循 email 礼仪，请使用专业的问候语，并以老板偏好的姓名或称谓称呼他，像是 Dear Mr. Wexler 或 Hello Robert。避免使用非正式的问候语，比方说 Hey、哈啰、和 Yo，或使用老板名字的简称或绰号。此外，若 email 主旨是请求休假或延长截止日期，建议使用正式一点的问候语；发送感谢信时，则可选择轻松一些或个人化的问候语。

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切忌简写、表情符号、过多感叹号

在撰写的过程中，力求使用中立、低调、合理的表述。电子邮件沟通的挑战之一，是难以传达讯息中的语气和背景，而使得你可能无意间听起来粗鲁或具攻击性，或者误解老板的意思；要避免这些问题，应适时留意你的措辞和标点符号，并使用修饰语来表达。

比方说，你可以使用请、谢谢或感激等词汇，来表达礼貌和谢意，或使用抱歉、遗憾等词来表达道歉或坏消息。你也可以使用感叹号、问号或省略号等标点符号，来表示兴奋、好奇或犹豫。

不过要注意的是，要避免使用过多感叹号，因为那会显得不够成熟；也要避免使用简写、表情符号，例如 4u、2day 这样的缩写，或在句尾添加笑脸符号；要使用完整、通顺的句子来显现专业。寄信之前，也要记得仔细校对邮件内容，抓出错误或补足缺少的讯息，包括检查收件人、附件或密件副本等，确保你的邮件内容无误、寄给正确的人。

商量问题时提供解方，请求时采非命令式表达

写 email 和老板商量某个问题，最好直接切入主题，不拖泥带水。如果那个问题困扰你许久、迟迟解决不了，甚至影响你的工作，那么可以先跟老板概述大致状况，例如你做了甚么努力，以及为甚么没有成功。同时也别忘记清晰、具体地提出解决方案，并拿出实例来支持你的论点，让老板安心，尤其当你的解决方案会耗费时间或成本的时候，这么做会特别有帮助。

如果写 email 给老板是为了请求某件事，这时除了清晰、礼貌的说明问题外，要小心避免“你要不要”或“你能否”开头的句子，因为可能会给对方压迫感；改用像是“你可以”或“是否可能”这样的请求，是比较令人感到尊重的方式。此外，也可以提供基本时程表。比方你需要延长交稿期限，那么你可以这样说：“我这星期遇到了紧急状况，无法在明天交出文章，如果我在这周五下班前前交稿可以吗？”

最后，如果你的 email 是紧急、有时效性的需求，但是老板没有回信，这个时候最有效的做法，就是打电话给他，或是直接到办公室找他，不需要再寄信；如果 email 是不紧急的事，等了一个礼拜老板没有回信，此时你可以再发送一封跟进邮件，在主旨及邮件开头重申你的重点内容，例如“周五前必须批准的专案预算”、“周二必须在附件上签字”提醒老板回复。

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