进步｜Double check仍错？漏带东西？8个常见大意犯错应这样预防

2021 年 5～7 月间，台湾境内发生数次大规模停电，还掀起民众纷纷查起自家电号的“分区限电之乱”，然而，此次大停电并非天灾或电力不足等不可抗力因素所致。经济部的检讨报告指出，原因是一名操作人员，将原应开启的编号 3542 隔离开关，误操作为编号 3541 的开关，导致电厂多部机组跳机。

职场书籍《零错误》将这类在经验及技术范围所及、理应驾轻就熟，却还是会犯错的情况，称之为技术型错误，简单来说，就是粗心大意。要排除这类错误，除了工作者提高自觉外，更多时候需要靠防呆机制避免。以下整理出8种技术型错误的情境，及破解方法。

经常粗心大意的你，以下的建议应该很适合你参考： （按图了解）

错误1. 数字算错、输入错误

2021 年 3 月虾皮购物网出包，将肯德基的 6 入蛋塔售价误标为 35 元，造成民众疯抢 8 万份。随网购盛行，电商平台误标或错算单价、折数的消息时有所闻。在日常工作中，数字输入与计算失误，大概是最令人惊慌的低级错误，尤其在制作报价单或经费结算报告时，小错误也可能令公司蒙受巨额损失。

《优化法则．提升工作效率の聪明公式》一书指出，即使是用 Excel 等试算表格，也可能因数字复制、输入有误而出错。且面对繁杂数字，工作者很难有精力确实验算，这时可采用“末位计算”的验算方法，快速降低出错率。只要计算最末位的数字，并核对答案的最末位和一开始的计算结果的最末位是否一致。

错误2. 忘记带东西

每逢大考，总会看到警车护送忘记带准考证的考生到考场的新闻。根据国内大考中心统计，未带有效证件应考，是每年违规事件的最大宗，以 2020 年学测为例，就有近 400 件，占超过一半。同样的，拜访客户忘记带样品、文件等，也是一般工作者常犯的低级错误。《零失误法则》一书建议，最好解法是设计“没带就出不了门”的机关，把一定要带的物品，放在要穿出门的鞋子旁、挂在西装外套前等，让自己难以忽略。

若是像卡片这种每天都要带在身上的物品，《每天早上5分钟，建立你的笔记清单》建议，预防疏忽的方法是在常用情境都放一盒，像是公司、家里、卡片盒、银包，较不容易疏漏。

相关文章：成长｜死做烂做只令你持续庸碌　前5%职场精英都有这20个做事习惯

错误3. 已经检查却没找出问题

无论是文书作业或是生产线上的品管，多数企业为了防止程序疏漏、工作不确实，会采用双重检核（double check）。然而，由于人性相通，第一与第二个检查的人，一开始也许会很认真检查，但到了后头容易抱著“反正还有别人帮忙看”的心态，态度就会松懈。

这时可透过“改变观看方式”“改变状态”来铲除失误。试著将检核表的项目顺序颠倒，或改变抽查顺序，例如原本是从右边货架开始抽查，就改为左边。如此在进行双重检核时，能让双方感觉在检查不一样的东西，更容易抓出错误。

而如果是同一个人进行双重检查，则可试著在第一次照著老方法一个个核对，第二次用不同方法，像在数零钱或抽查物品数量时，除了一捆捆数，还能把每捆零钱叠好排列，目测每堆零钱是否等高。

错误4. 过度自信而疏于练习

明明是讲过很多次的提案，只不过隔了一段时间，要讲的时候发现很多细节都变模糊了？又或者是，花了很多时间和对方团队打好关系，却在商业场合上见面时，记不得每个人的名字和职称？

为什么很熟的事情也会忘记？根据德国心理学家赫尔曼‧艾宾豪斯（Hermann Ebbinghaus）的遗忘曲线，当下背得滚瓜烂熟的资讯，还是有可能在一天后忘记74%的内容。预防之道有二，一是针对容易遗忘的专有名词进行拆解，像“时间不变性投资组合保险策略”拆成“时间不变性”“投资组合”“保险策略”，大脑会因容易辨识而更好记。二是让环境恢复熟悉感。《一生都能好好记忆》举例，像在演讲台上放杯平常整理资料时会一边喝的咖啡，这类环境小暗示能提醒大脑提取因紧张而卡顿的资讯。

相关文章：成长｜怎么今天变成废人了？6个消极迹象　代表你没好好地过生活

错误5. 没确认细节

带著老板去拜访重要客户，结果到场后发现客户还要一小时才会现身。错愕的你重新检查通讯纪录后，发现是自己漏掉客户昨晚的通知。《让上司放心交办任务的CSI工作术》提醒，业务拜访或出席典礼、记者会，这类时间、地点、来宾都可能随时变更的活动，直到最后一刻都应再三确认。

例如一周前约好的会面，最好在会议前一天或当天早上，再次去电确认，而确认内容应包括约定时间、地点、沟通的议程、与会人员等，以防突然变动，还有处理的空间。

且面对重大拜访，应提前探路，像是先到对方工作场所、活动场地打招呼，或与受访者、与会者的左右手进行前访，除了能更精确推估各个拜访流程所需时间，也便于确认对方的敏感话题及禁忌事项，确保届时现场不会有意外插曲。

错误6. 未考虑设备失效的备案

日本在 2011 年，因大地震所伴随的海啸，漫过邻近核电厂的防水墙，酿成福岛核灾。《零失误》一书指出，核电厂犯下的疏忽，并非没有预先筑高防水墙，而是让防水墙成为核电厂的“单项弱点”。

单项弱点的意思是，只要被攻破就无法挽回的致命伤。针对重要、高风险的事项应从设计上避免单项弱点，像专业摄录影机，会有两个记忆卡槽，一个坏了，另一个能马上接手。但如果手上工具，无法针对单项弱点多加一层防护，则应采用多重货源，也就是多一个备份，分散风险。

相关文章：升职｜谁的升迁机会比别人多4倍？拥这9种表现　你将更受老细赏识

错误7. 使用范本忘记修改

工作者常以沿用旧文或套用模板的方式来提高效率。但《为什么你总是在忙著善后》一书提醒，疏漏最常在修改范本时发生。

使用范本时，可制作检核表做最后查验，以信件来说，要特别注意人物、公司名称，及日期、地点，若是常用模板，可事先在通常需要修改的地方以红字标示。检核表还需要确认异常点，文件有没有模板没指出的特殊处。例如过去合约都是一年期，这次是签半年期，需要加注哪些特殊条约，将异常点作为最后一道把关程序。

错误8. 行程重叠、撞期、迟到

许多人都会以 Google 这类云端行事历整合所有行程。却还是偶有行程撞期、迟到的惨案，多数时候是所处位置赶不上下个行程。《优化法则．提升工作效率の聪明公式》建议，除了在登记行程上应保留内勤（办公室内的行程）间隔10分钟、外勤（需外出拜访）间隔 30 分钟的习惯外，还要将登记行程分为“未定”“暂定”“确定”3 种阶段。

未定与暂定的行程，人们常只依赖大脑记忆，便可能出现在该时段排入其他行程的风险。这时若能将预定行程的3种阶段按照不同颜色登记，除了避免撞期，也可以提醒自己回头追踪未定行程。

【本文获“经理人”授权转载。】