晚晚OT是太忙还是工作时间太零碎？掌握整合时间窍门即可准时放工
你都如何运用一天的工作时间？管理大师彼得．杜拉克（Peter Drucker）在《杜拉克谈高效能的5个习惯》分享一个案例，他曾问某公司董事长的工作内容，该董事长认为他的时间有1/3花在跟高阶主管谈话、1/3跟重要客户谈话、1/3投入公益服务。但当他请秘书帮他记录时间后，发现他的时间大部分花在打电话追问工厂进度、帮他认识的客户安插订单，而且由于他的干预，还造成工厂生产速度变慢。
怎样聪明高效地管理工作时间？（按图了解！）
这是工作者常见的毛病，认为自己花时间在高产值、很重要的任务上，只要仔细检视，发现根本不是那回事。
工作者经常埋怨时间不够用，但回想一天的生活，一早进办公室，忙着回复待处理的电子邮件，回复完准备做正事时，突然一通电话进来，跟你讨论客户的状况；讲完电话后，只剩一个小时可以处理份内的事，时间还不够你搜集资料；紧接着是和客户餐叙，下午又要开半天的会议。整天下来，忙得团团转，最重要的专案还是没有任何进展，只好含泪把工作带回家。
杜拉克（Peter Drucker）表示，大部分工作，尤其是知识型工作，即使是很低的产出，都会耗费大量时间，例如一份报告，光是搜集、整理资料、到草拟初稿，可能就得花费 6 至 8 小时。
但“时间”与其他资源不同，企业里的人力、物资、厂房、甚至是资金，可以用金钱换取或找其他替代方案，只有时间无论如何不可能增加。如何有效运用，是所有经理人都想知道的答案。
在资源稀缺的情况下，欲达成高效工作，首先，你必须弄清楚你平常把时间用在哪些地方；接着减少没有生产力的时间花费；最后是尽可能把零碎的时间，整合成可连续运用的大量完整时间。
你的时间都花在哪？找出无生产力的活动
记录，是抓出时间浪费最简单的方法。不限于任何形式，你可以自己写时间日记、请秘书帮你记录，重要的是， 每件事情要“即时”记录，在事情发生时，就把你正在处理的事情、花费的时间写下来 ，而不是事后回溯。记录一段时间之后回头检视，例如每半年回顾一次，检讨跟修正自己运用时间的方式。
就像文章开头提到的董事长案例，借由检视时间纪录表，找出没有生产力、浪费时间的活动。工作者要针对时间纪录表上的项目，问自己以下两个问题， “如果不做这些事情，有甚么差别？” 如果答案是，“不会有任何差别”，就无须再做这些事情了。
第二个问题， “我的时间纪录表上，哪些活动可以请人代劳？” 把不需要亲自处理，而且其他人可以代劳的事情，交代给部属或同仁处理，像是饭局、拜访旧客户的出差行程、没有自己在场也能进行的会议，把时间留给最重要、必须要完成的任务上面。
通勤时收发email，一进办公室立刻开工
工作者记录自己的时间花费后，会发现繁琐、却必须执行的事情，占据大半工作行程，像是开头提到的会议、收发email等，这个事实可能令人有点沮丧，但是使用一些技巧，就能有效增进处理琐碎事情的效率。
《杜拉克谈高效能的5个习惯》指出，领导者可以向部属发问，“我做的哪些事情，不仅没有提升你的效能，还浪费你的时间？”就会发现大部分会议其实不需要那么多人参加，只需要邀请跟有直接相关的人参加即可。
但是在专案冲刺、不得不开会了解团队近况时，《SCRUM：用一半的时间做两倍的事》建议，与其一、两个月才召开一次冗长的会议，不如每天召开会议、每次15分钟为限。会议主持人向团队询问，“你昨天做了甚么事情，协助团队完成目标？”“你今天打算做甚么事情，协助团队完成目标？”“有甚么阻碍团队前进的因素？”以快速掌握专案进度。
《10分钟完成每件工作》提到，通勤时间最适合拿来处理email，无须每封阅读，先浏览寄件人、信件主题与开头的几行内容，判定是否与自己有关；有些需要你花时间思考如何回复，可以另外空出时间答复，先去阅读其他需要你阅读的信件，才不会因为一封email耽搁整体流程。
只需要回复“是”或“不是”“好”或“不好”的信件，工作者就无须花太多时间构思内容；若是需要经过公司内部协调的，事先回复对方，“收到信件，但因公司内部需要讨论，请再给我一个星期”，才不会让对方再打来确认。
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琐碎杂事集中处理，预留不受干扰的时间
弄清楚时间花费在哪里后，《杜拉克谈高效能的5个习惯》提及， 工作者必须整合可自行支配的时间，在这段期间内不受打扰完成重要工作 。一个星期安排一到两天专属自己的时间，将会议、问题讨论等活动排程在其他工作天；或者每天早上安排在家工作一小时，将精神最好的时段保留给关键任务。
手写也有助于提醒自己聚焦重要工作，《工作与生活的技术》提到，每天早上开始工作前，先写下今天有甚么待办事项，在笔记本左边写下最重要的3件事情、右边写下如果还有时间或空档时，想要处理的任务或生活琐事，以可视化的方式，提醒自己专注完成于今天的目标工作，不被其他任务吸引而失焦。
《葛洛夫给你的一对一指导》指出，每天一早预想每件事情需要花费的时间，写下当天的活动。日常工作尽可能要保持规律，从需要完成的事情当中，找出基本模式，把类似的活动放在一起，例如打电话、收发信件，集中起来在某个时段一起解决。
时间是稀少的资源，杜拉克表示，除非工作者能好好管理时间，否则难以管理其他资源。分析自己如何运用时间、删去不必要活动，预留不被干扰的空档，是迈向高效能的关键。
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