【Email技巧】电邮最高境界“五句定律”　即学窍妙减省心力时间

相信我们都收过“错误”或是“奇怪”的Email。方健仪分享自己受过电邮邀请，对方问她能否在“Last October”出席活动。也有网民Ellie分享说，自己不小心将公司报价资料寄给同名客户。更可怕的是，直到客户打电话告诉她前，她都没有发现自己的错误。这名网民承认“那是一个愚蠢的错误，如果我慢下来重新覆看电邮，就可以避免这个问题”。

有网民抱怨自己活在“email地狱”。他喜欢在电邮中描述各项细节、事情的前因后果等，由于每个电邮都很长，该名网民每天都熬夜写电邮。可惜没有人欣赏他的心力，不少人收到他的电邮后，会告诉他自己还没有机会看完。由此可见，不懂善用电邮，更可能将自己推入地狱，每天为电邮烦恼！

根据Adobe的调查，25至34岁的年轻人平均花6.4小时检查电邮，当中逾三分之一的人更会在睡觉前仍然检查工作电邮，处理业务。CNBC报导指出，上班族一日平均收到121封电邮，收件箱中有500封未读邮件。收发电邮占工作生活很大部分。如果我们如上述网民一样，封封电邮都水蛇春咁长，每日就会浪费很多时间心力在电邮上，影响我们的作息之余，也降低效率，甚至可能让我们像Ellie一样，寄错电邮也不自知。

五句定律

为了解决这个问题，不少企业家支持“五句定律”（five-sentence rule）。顾明思义，这个规则将将电邮长度限制在五句之内。有些人更会在电邮签名中补充，“为了不浪费你我的时间，我的电邮会在五句之内。”如果你觉得自己的回复未能在五句之内，效率专家兼作者Chris Bailey说，你可以打电话给对方。职场策略专家兼作者Leigh Stringer更直言，如果你的电邮过长，可能你用错了沟通工具。

到底如何用五句简洁表达自己的意思？点击下图看清！

注意

避免模糊字句：“我不确定”、“大概”之类字眼不单意思模糊，也让对方觉得你没有自信！很多时候，大家觉得用类似字眼能表现出礼貌，但其实这些字眼非但不能够表达你的意思，更浪费字数。记得先了解写这封电邮的原意和目的是什么，有自信、得体地表达自己的意思即可。

避免开放式问题：“你觉得这季的销售额为何上升？”、“有什么我们可以继续做，来维持这个销售额？”这两个问题听起来，是可以开会讨论的话题。要用至少半个小时讨论的事情，怎么可能三言两语在电邮中尽诉？如果你想询问对方意见，可以先在电邮里提出问题，然后问对方何时方便，大家透过电话讨论。

【本文获“vanna.com”授权转载。】

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