【职场技巧】如何提升工作效率？　建议：返工唔好即Check Email

为什么出尽法宝也无法提升自己工作效率？原来可能与处理email的习惯有关！尝试改变自己check email与写email的习惯，看看能否重新捉紧工作的节奏。

明明上班前经已喝了咖啡，也在正式投入前为自己准备好音乐playlist和写下to-do list，但为什么再是忙个不停，工作仍像永无止境的出现呢？原来答案可能近在咫尺：是处理email的习惯出了事。尝试参考以下3项建议，改善自己check email与写email的习惯，找回自己工作的节奏。

1. email =/= 作文

由于读书时，作文功课是有字数规定的，所以不少人都已练成“拖长来写”这秘技，但来到办公室，有些打工仍错觉认为email如作文，写得愈长便愈好，使一封长篇的email看起来像已覆盖所有细节，也令自己好像不是单纯指受件者做事。结果，明明三言两语已可交代的事情，往往变成一部长篇小说，写的辛苦，看的亦辛苦。

撰写email的要诀离不开两个字：精简。试想，有多少次在收到满满都是字的email便按“close”键？这道理打工仔们都懂的。《Four Seconds: All the Time You Need to Replace Counter-Productive Habits with Ones That Really Work》的作者Peter Bregman亦表示，短的答复让人瞬间便看懂，相反，长的电邮便会被忽略。所以，为收件人及自己节省时间，叙述时不要没完没了，点到即止便足够，而且别把事情重复两次。

别把email当聊天室

2. email =/= 聊天室

除字数外，收发email的数量也会影响工作效率。每逢看到收件匣旁括号内的数字，或是未读电邮的红圈数字，便会强迫自己把email都看完，把数字归零。有未读的email，总会为打工仔加添无形的压力，更有可能影响情绪，耽误了重要的工作。

所以，打工仔不应把email当作部门内的聊天室，应把一些不太重要的话题转移到whatsapp等通讯app的群组内讨论，甚至直接面对面商讨。另外，亦可为不同email设下“优先次序”：一些正在跟进的项目可标示为“重要”，恒常的newsletter或可放在较低位置。

别上班便马上check email

3. 返工第一件事：不要check email

上班第一件要做的事是什么？《Forbes》曾有报道指，有66％的受访者表示他们上班做的第一件事便是check email，然而这似是正常的举动便正是令你生产力下降的原因。为什么？因为一日之计在于晨！

《Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style》的作者Carson Tate说，一个人工作效率最高的时间就在早上，所以为何不是先处理手上更重要的工作，而将专注力分心在email里？或有打工仔会说：“但老板、同事应该会预计我一上班便会看到email吧！”如果担心会错过重要的讯息，就要设一个在早上check email的时限，将重要的先处理，其他的则待至稍后时间才跟进。

（资料来源：Evening Standard）