边散步边开会谂得过?乔布斯也采用 满足4要点便可改善讨论气氛
一边开会,一边回复 email 或处理其他工作,是大家常有的经验,特别是在经过 1 小时的议程轰炸后,你可能没有精神加入讨论了。《大脑修复术》指出,人们的注意力互联网只能维持 20 分钟,超过 20 分钟,你的专注力就会下降。因此,你只好分心处理别的事情,勉强待在会议室内。
为了提升会议效率,有些 CEO 采用“步行会议”方式来取代传统会议。维珍集团(Virgin Group)董事长理查.布兰森(Richard Branson)、LinkedIn 前行政总裁杰夫.韦纳(Jeff Weiner)、苹果创办人史蒂夫.乔布斯(Steve Jobs)都喜欢在步行时跟员工讨论事情。他们认为步行能提高专注力、创造力,让自己做出更好的决策。
星巴克创办人霍华德.舒兹(Howard Schultz)曾在 podcast 节目分享,他向乔布斯请教星巴克该如何导入行动支付 App 的故事。
当时,乔布斯约他到苹果 Infinite Loop 办公室,但开会的地点不在会议室内。乔布斯走出办公室,两人绕着建筑物散步,舒兹向他说明转型的问题。不等他讲完问题,乔布斯就直接打断他说:“请回到西雅图,解雇所有领导团队成员!”舒兹本来以为乔布斯在开玩笑,但后来证明乔布斯是对的,为了推动行动支付,领导团队在 9 个月后,全都离开了。
据说,乔布斯也是跟前苹果的设计长乔尼.艾夫(Jony Ive)在花园中散步,而讨论出苹果 2004 年个人电脑 iMac G4 的设计。
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步行会议的优点:创造力提高、有益身心健康
史丹佛大学研究也支持步行会议可以提高创造力的论点。实验中曾邀请 176 位受试者,将他们分成 4 组,分别安排:坐在室内、在室内跑步机行走、在户外行走、在户外坐轮椅(被推著走),然后执行创造性思考的任务。结果发现,无论室内外的差别,人们在步行时的创造力比坐著思考提高了 60%。
步行开会的另一个好处是兼顾身心健康。《自然医学》(nature medicine)期刊指出,每天步行 8200 步能降低肥胖、呼吸中止症、胃食道逆流、重度抑郁症的风险。
此外,人们在步行时,会自然远离手机、电脑等讯息干扰,能够专注思考议题。而主管与同仁并肩行走讨论事情,亦能打破原有上对下的管理阶层关系,让团队成员更自在表达想法。
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步行会议实施要点:专注单一议题、2~3人参与为佳
步行会议该如何进行呢?
1. 请挑选合适的议程。因为步行会议是创新的开会方法,建议以改变既有模式、突破框架的议题为主。
2. 尽管步行是低强度的活动,但比较坐着,参加者更容易疲倦,每次步行会议请专注在 1~2 个关键议题,且能在 30 分以内讨论完毕为主。若想要提高讨论的效益,主持人可以事前告知与会成员讨论项目,以及预期产出的结果。比方说,开会前传讯息告知会议重点,讨论年度活动的主轴与预计邀请来宾。
3. 为了确保步行时能听到彼此的回馈,会议人数控制在 2~3 人参与为佳。会议主持人需事先安排好路线、设想雨备方案、步行的安全性,并尽量不打扰在办公室工作的其他同仁。综上所述,公司附近公园、中庭会是很好的选择。
4. 此外,考量成员的体能,以及有可能要延长会议时间,建议主持人在步行路线上安排能够坐着的场域,像是咖啡厅、公共聊天区。
还在烦恼大家坐在会议室却各自忙碌,不积极提供回馈吗?不妨换个方式带着团队走一走。许多创新的想法可能就会在这样的步行中诞生。
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