商业写作｜2招降低文章阅读难度！很简单？Airbnb曾就此错失股东
书写与阅读，是人每天都会做的事情，即便不是文字工作者，精进写作能力，也是一项重要的生活技能。
最简单的例子是，当文字缺乏吸引力，可能使人错失重要讯息。Airbnb在2020年上市之前，发了一封信给房东，邀请他们购股。信件主旨是“Airbnb的定向配股计划”（directed share program）。结果，很多人觉得不太重要，因此没有仔细阅读；而把握机会的房东，有人认股后赚进1万5000美元（约港币11万7千元）。
进一步来看，复杂的文章，还会浪费其他人的时间。比方主管寄了一封冗长的email，每个人平均要花3分钟阅读，公司如果有200人，就要耗掉10小时，降低生产力。
哈佛大学公共政策教授泰德．罗杰斯（Todd Rogers）、哈佛肯尼迪学院人类研究室主任洁西卡．雷斯基─芬克（Jessica Lasky-Fink）共同撰写新书《高效工作者必备的秒懂沟通》，综合认知心理学、行为科学、神经科学等不同领域知识，提出精准写作、在短时间与他人沟通的具体方式。
作者想传递某个讯息，却抓不住读者目光，其中一个原因是，人的注意力本来就有限，且很容易分散。美国心理学家乔治．米勒（George Miller）研究，即使大脑有专注系统，人一次最多只能也容纳7件事情（正负加减2），注意力也会随着多工、时间拉长而下降。
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人的专注力有限，要一次打动读者、抓住眼球
心理学家布兰登．舒梅赫（Brandon Schmeichel）曾请2组受试者观看一段6分钟的影片，并在影片打上一些毫不相干的文字。第一组受试者，在专心看影片的情况下，自动忽略这些文字；第二组受试者被要求“刻意忽略”这些字，结果反而耗费更多注意力。
更重要的是，当我们开始分心、丧失注意力，就更难专心回到原本的任务上。加州大学尔湾分校资讯科学家葛洛莉雅．马克（Gloria Mark）说，工作者被打断一件事情后，平均要花23分钟，才能完全回到工作冈位上。
这些背景知识，对高效写作者非常关键。罗杰斯指出，读者接收一段讯息时，会经历“我要不要对它投入心力”、“我要不要对它有所回应或反应”这2阶段，写作者至少要得到这2个肯定，才能开始与读者沟通，使对方掌握你想传达的资讯。
少即是多、避免冗词赘字，并减少对读者的要求
罗杰斯说，高效写作的原则是“少即是多”，也就是讯息、用字遣词越短越好。他与研究团队寄出2种版本的email给美国7002位教育委员，请对方完成线上调查。第一版有127个英文字，第二版只有49个字，结果精简版的回复率是4.8%，冗长版只有2.7%。
在这样的原则下，可以延伸出的写作技巧是，少用一点字。举例来说，“为了……的目的”，可以省略成“为了”；“问了……的问题”，可以简化成“问”；“详尽说明”，精简成“详述”。其次，是写作的概念要少一点。假设你写一段100字的内容，里面提到了5个人、6件事情，读者会感到资讯混乱，找不到重点。
第三，要减少文章的“请求”，这也是最难做到的一点，“讯息的请求量太大，可能使读者更不容易察觉，哪些才是关键资讯。”罗杰斯强调。
他指出，有一研究团队告诉1500人，气候变迁将带来严重危害，并提供2个版本的行动建议。第一版有一张列表，给出20项建议，如随手关灯、降低用水量等；另一个版本则仅提供简单的建议（1项、5项、10项）。结果显示，后者使读者平均多采纳2项行动。
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降低文章的阅读难度，要平铺直叙、直接对话
第二原则是“易读至上”。人们可能都有共同经验，跟律师打交道时，明明看的是中文，却很难看懂文字的意思。一个有趣例子是，2017年，英国有2.2万人在不知情下，注册免费Wi-Fi时，同意做1000小时的社区服务，因为他们没有理解合约附带的艰涩条款。
易读的关键，并不只是减少文字量，毕竟“你也可以用生僻的文字，组成一些短句。”罗杰斯说，但生僻字无法促进理解，重点是多使用常见的词语。有研究团队分析X（X Corp，前身为Twitter）上的数十万则文章，使用平凡文字的讯息，获得转推的比例，比艰深用字的讯息高出75%。
接着，采取平铺直叙的句子，并使用短句，这么做可以迅速抓住读者注意力。
总结来说，任何需要大量注意力的事物，都很伤神，高效写作的原则并不是强化写作技巧，而是善用人类的行为模式，“这能使工作者精简很多时间，办公室的意见调查、向客户报告、安排餐叙，都能派上用场。”罗杰斯说。
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