港府部门官网社交媒体资讯有删减　申诉公署主动调查档案管理成效

港府多个部门均有开设Facebook专页宣传其活动和相关政策，申诉专员公署今日（24日）表示，现时有约70%决策局或部门已开立社交媒体帐户已开设社交媒体帐户，根据现行档案管理政策，新开设或接收的档案均要收纳到决策局或部门的档案保管系统内妥为管理。

不过，申诉专员公署近年接获投诉，原原先在网站或社交媒体发放的资讯，不时会被删减，有碍市民表达关注和不满。申诉专员赵慧贤因而宣布展开主动调查，审研政府网站及社交媒体帐户的档案管理。

申诉专员公署表示，“香港政府一站通”网站载有逾80个决策局或部门的主网站连结，而政府部门亦不时另设专题网站，此外，约70%决策局或部门已开立社交媒体帐户（包括微博、Facebook、YouTube和Instagram）。

公署指，根据档案管理政策，部门在处理公事过程中所开立或接收的档案，并被保存下来作为政策、决定、程序、职能、活动和业务的凭证，不论它们的形态或载体，都应收纳到档案保管系统内妥为管理。

公署初步查讯发现，相对于行之多年的传统档案管理，政府档案处先后在2018年和2022年进行两次网站存档试验计划，并在2021年初步研究社交媒体存档，惟有关工作仍在起步阶段。

公署续指，近年接获的投诉显示，政府原先在网站或社交媒体发放的资讯可能随时间或因特定考量而被修订或删除，但市民仍会对该些他们在不同时段曾接收的政府资讯表达关注或不满。

公署认为，在资讯急速变化的个案中，相关局及部门何时及如何更新网站或社交媒体上的资讯，或成为回应查询或投诉的资料和证据，认为妥善的档案保存至为关键，而公署亦留意到，其他地区在政府网站及社交媒体帐户的档案管理工作已有不同程度的发展。

赵慧贤指，档案是政府的宝贵资源，有助政府累积经验，作出有据可依的决定，满足运作和规管需要，妥善的档案保存和管理是良政善治必不可少的一环，强调政府运用网站及社交媒体履行公共职能乃大势所趋，认为如何妥善管理随之而产生的大量电子档案，是政府在数码时代需面对的问题。

赵续指，档案处作为政府的中央档案管理部门，有责任向决策局／部门提供针对性的指引和所需支援，确保它们妥善履行档案管理工作，因此决定向档案处展开主动调查，审研政府网站及社交媒体帐户的档案管理，以便在有需要时提出改善建议。审研范围包括：

．现时相关档案管理工作的实际执行情况

．档案处给予决策局／部门的指引和支援是否足够和有效

．档案处就政府网站及社交媒体存档进行的试验计划及其初步研究结果

．研究其他地区的相关档案管理工作以供参考

赵慧贤表示，除了会向档案处展开主动调查，亦会抽选某些与市民接触较频繁、且其网站或社交媒体帐户资讯量较大的决策局／部门查询。