【周报】立法会档案馆专业管理 行政机关可借镜？
作为香港的立法机关，立法会需要处理的文件和档案数以万计。2011年成立的立法会档案馆，担起议会档案管理的重责。短短七年，立法会档案馆已成为国际间首屈一指的档案管理机构，议会内部需遵守严格的档案管理政策，同时亦厘定条款，保障公众可透明和公开取用档案。立法会总档案主任蔡长贞指出，保存档案是为了让公众使用，否则会失去档案本身的意义，她又指档案是最公平、公正且不会说谎。
档案馆位于立法会图书馆之内， 占地虽然不大却五脏俱全。档案馆由专业的档案学者管理，储存档案的档案库设有24 小时严格的温度和湿度控制，规定室温需保持于摄氏17 度和相对湿度45%，同时配备耐火的外墙和大门，以及无毒的七氟丙烷气自动喷洒灭火系统，确保这些记载着香港历史的档案长久保存。
迁入新大楼遇挑战
立法会资讯服务部主管黄丽菁指出，在旧立法会大楼时期，当时档案管理未如现在般完善，历史档案只是保存在图书馆的储存库；随着政府决定兴建新政府总部和立法会大楼，立法会引进专业档案管理出现了契机。黄丽菁忆述，引进专业档案管理的决定当时得到立法会行政管理委员会的支持，于是，新立法会大楼便增设了设备完善的档案馆。
2011 年，立法会迁入位于金钟的新综合大楼。蔡长贞忆述，当年把数以万计的档案迁入新大楼，也是一个大挑战。她说立法会当时把档案和文件运送到位于中环美利道的多层停车场的办公室，经过档案馆职员处理、撰写档案描述和鉴定，再逐步透过设有空气调节设备的车辆，把档案运送到新大楼。
本港行政机关的档案管理手法备受争议，每年销毁大量文件为人诟病；另一边厢，立法机关的档案管理却做得一丝不茍。黄丽菁指，立法会行管会在2011年通过“立法会历史档案及档案管理政策”，职员须遵从指引，确保档案妥善保存，2014年又制定“立法机关文件及纪录查阅政策”，保障市民取用档案的权利。
公众可申请提早解封
蔡长贞指出，一般档案的封存期为20 年，一些机密的档案封存期则为50 年，但在封存期到达25 年时会覆检，若档案未到开放期限，公众亦可向档案馆要求公开，届时馆方会再作检视，决定是否提早开放，种种规定都是为确保公众知情权。
翻阅立法会的历史档案，会发现很多由负责鉴定和管理的职员作出的详细管理记录，例如遮盖涉及个人私隐的部分，职员都会列明原因和时间，证明档案的真确性。蔡长贞表示，档案是第一手资料，如此严谨的档案管理，就是为了确保档案的完整性和真实性，将档案最真实的一面呈现给公众。“为什么这么严谨？因为公众使用这些档案，就是相信档案是真的、档案是不会说谎的，我们要把它们原原本本呈现出来，所以我们就是Keeper（保管者）和Guardian of the truth（真相守护者）。”
档案馆收藏大量具历史价值的档案，例如1844年一份会议记录就记述了立法局/会逢周三开会的缘起；此外，立法会会议、各大小委员会、专责委员会、议会运作的档案亦存在馆内，例如仍属机密、调查沙士的专责委员会文件，以至议员捐赠的个人藏品，例如1991年前立法会议员刘慧卿参加首届立法局直选的宣传单张、前立法局议员陆恭蕙为对撼林贝聿嘉而设计的竞选单张等。倘若没有专业而具规范的档案管理，这些影响着香港发展的历史记录，恐怕会随着年代久远而变得残缺不堪，甚至石沉大海。
上文节录自第127期《香港01》周报（2018年9月3日）文章《立法会档案馆专业管理 行政机关可借镜？》。