番茄钟工作法效率低易分心？ 2大技巧助实践高效工作｜自我管理
番茄工作法（Pomodoro Technique）在1980年代就被创造出来，在时间管理的书籍广泛被讨论和运用，好像你只要有一个计时器、为自己划出一个25分钟的工作时间，和5分钟的休息时间，照著做就行了。我曾经有很长一段时间，也认为番茄工作法就是如此，不过等到自己尝试后才晓得：要专心实在太难了！
▼▼4大番茄工作法的常见困扰（按图放大，下文有更详尽解释）▼▼
番茄钟工作法用不好？
认为有了计时器就能做好时间管理的想法，显然不够务实。番茄工作法的原创者法兰西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）撰写的《间歇高效率的番茄工作法》，就提到以下4种常见疑问，如果你没有事先学会，很难谈得上用好番茄钟。
1. 规画谬误：低估完成任务所需的时间
行为经济学有个词叫“规划谬误”（planning fallacy），意思是人们在评估完成一项任务需要多少时间，倾向于“乐观地低估”。即使你几乎不曾1天读完1本书，你还是设定了“今天要花5小时，读完这本书”的目标，结果只读完2个章节。
因此， 在安排一项任务需要几个番茄钟时，需要“务实地”计算 。短期来看，你可以预先掌握自己一天能完成多少事情；长期目标则是，培养自己精准预测工作时间的能力。
如果你经常错估自己完成工作所需的时间，都可以在今日工作表上一览无遗。往后在规划工作时程时，就能做出更精准的估算。
相关图辑：番茄钟工作法6大步骤（按图了解）↓↓↓
2. 一个任务要花太长时间：超过4个番茄钟
如果你在预估时，或实际执行后发现，某件事的耗时需要5～7个番茄钟，作者认为，“最好再拆分成几个小事项，并且分别预估所需的番茄钟，记在事项盘点表里。
这个做法也符合目标管理的常见建议， 把大目标细分成小目标，降低执行单位的同时，也可以借由降低工作的难度、复杂度，提高执行的动力。 反之，如果有些事情根本花不到一个番茄钟，类似事项应该摆在一起，凑成1个番茄钟。
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3. 误以为番茄钟的工作25分钟，就是一直工作
只要听过番茄工作法，都会记得工作25分钟、休息5分钟的大原则。针对工作期的25分怎么运用，作者有进阶的建议。
开启一个番茄钟时段时，前3～5分钟，可以短暂构思做这件事的收获或目的（如果是第二个番茄时段的开头，可以用来复习前一个番茄时段的收获或所学）；最后3～5分钟，用来迅速回顾工作的成果或品质。过程中，自然是全神贯注于任务本身。
同理，假设是由4个番茄时段构成的“番茄工作组”，可以将第一个时段用于省思目的、回顾所学；最后一个时段用于检视、汇整所做的事项。作者指出，复习、回顾、检视所学，都可以产生“过度学习”（overlearning）的效应，有助于熟悉、牢记所学。
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4. 不知道怎么捍卫自己的番茄钟时段
一旦你开始使用番茄工作法，如何避免外界干扰就是个很关键的问题。作者将之区分为3种。
内部干扰：简单说就是自己给自己创造的阻碍或分心，包括想上网、胡思乱想、想吃东西、看手机、收发email等等。
外部干扰：指涉及旁人，需要与人沟通的事情，像是同事、主管临时来找你。
组织干扰：邮件、电话、开会等。
针对任何会中断番茄时间的干扰，书中建议采取如下应对做法：
做法1：清楚记下来
假设你的每个番茄钟是用“X”标示，每当干扰浮现，内在干扰用“’”注记，外在干扰就用“-”注记。如果你发现某个番茄时段被注记为“X’’’’’’”，你就会意识到自己在那25分钟里，心思浮动了好多次。
做法2：决定干扰怎么处理
假设（1）事情很急迫，就写在今日工作表的“临时急迫事项”里，注明完成期限；（2）事情没那么急迫，先记在事项盘点表，标记为“U”（unplanned；表示为临时、计划外的事项），同样注明截止期限；（3）事情一点都不重要，就继续专心工作，在番茄钟上标记为内部或外部干扰，直到番茄钟响起。
处在干扰不断的环境里，既然杜绝干扰难上加难，那就要采取作者的建议，“化被动为主动，让干扰跟著我们的节奏走。”
比方说，你可以电话转语音信箱、关掉手机讯息通知、找一间无人的会议室工作，同事来找的时候，不妨先告诉对方“我正在某个番茄钟里”，或是另辟一个番茄钟时段，集中处理email、上网查资料、回电话。
尤其是针对外部干扰，书中提到，“根据经验，绝少事情急到立刻得做。”因此，捍卫番茄钟的有效策略是“告知、协调与回复”策略，先告知对方你在忙，可以在何时处理他的请求，并且回复给对方相关进度。
【本文获“经理人”授权转载。】
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