【Home Office】在家工作忌自顾自的做　3招助保持团队士气与效率

由新型冠状病毒引起的武汉肺炎疫情，不仅影响社会各界及各行各业，不少企业为着保障员工健康，更主张同事在家工作（work from home），借以避免他们受感染或传染病毒。
以健康为前题下，公司与打工仔协商home office确是一个可取的做法，然而如何保持团队的工作效率以及同事间合作的士气，却是一个值得双方协商的议题。SAP香港总经理Fabian Padilla Crisol便就此分享一点想法，打工仔与主管们不妨参考。
撰文：Fabian Padilla Crisol

新型冠状病毒（COVID-19）肺炎肆虐，改变了许多人的工作模式。随著疫情发展，在家工作已不再是一种特权，而是一种必要。人类史上最大的“在家工作”实验正在进行中。

在过去几周，确诊的新型冠状病毒肺炎确诊病例持续增加。随著新型冠状病毒肺炎不幸地夺去了上千人的生命，世界卫生组织（WHO）宣布疫情为国际关注的突发公共卫生事件（PHEIC）。香港政府亦因应疫情延长了公务员特别上班安排至3月1日，商界也有类似的安排。

相信大家应该同意，员工士气与生产力成正比。当员工在家工作时，如果士气良好，工作效率就会更高。在家工作时，公司可以采取哪些举措来提高员工的士气？

3招助管理在家工作的员工（按图了解）：

1. 合理期望管理

透过细致的工作规划，明细员工需完成的工作项目，确保员工完成有关工作。虽然公司不能对员工每分每秒的工作内容了如指掌，但公司只需要为工作项目订立限期，便能够掌控工作中最重要的一环，那就是得到成果。

此外，公司可使用软件实施自动化解决方案，减少员工花费在繁琐行政任务，如工作时间管理报告或需要人手填写的报销表等，为他们腾出更多时间用于创新工作。一些软件既让员工灵活在办公室以外的地点舒适自由地工作。

对于许多人来说，在一个舒适及少拘束的环境中工作，有助激发其创新潜能。随著员工逐渐投入自己的工作节奏，公司便能掌握及衡量他们的工作效率，并在适当时调整工作量。这种目标导向的方法能够激发员工的积极性并让其自我调整，从而使他们变得更具责任感和生产力。

2. 沟通为先

重要的对话再无须局限于茶水间，员工还可以在共同协作的数码通讯平台或视像会议进行对话。对比起面对面的闲聊，这些方法也许需要更多规划，但所获取的回报也会更有价值。这不仅让员工在发言前多加思量，而公司存储的对话纪录可供员工在日后参考。在家工作的员工也同样可以参与对话，感到备受重视和增加投入感，并感受到自己对公司发展的贡献。

遥距工作的员工在办公室工作时，需要与雇主讨论正在进行和即将进行的项目。同样地，遥距工作的员工也需要预留时间与雇主沟通。无论公司实行固定工作时间，或是弹性工作时间，公司也应让员工知道其所计划的沟通方式和时间。

3. 设立定期汇报时间

即使有明确期望和良好沟通，最好的计划也有机会出错。通过设立定期汇报时间，公司可以检视当前计划，以了解有效及可改进的地方。公司亦可从而全面了解员工的工作进度，已完成的工作及即将进行的项目。当所有人达成共识之际，便能轻松保持工作进度。

定期汇报亦可让雇主了解每位员工的工作能力。公司无法且不希望全天候监察员工，而其实评估他们完成的工作就能说明其表现。只要留意员工能否一贯在期限内完成工作，而其工作质素有否稳步提高，便能明了一切。

应否实行遥距工作？

科技发展为遥距工作的员工提供了更多工具，在办公室工作与遥距工作之间熟优熟劣的问题亦随之迎刃而解。有了适合您公司和员工的软件，即使在世界任何一个角落受到自然灾害甚至恐怖袭击等事件影响，员工都能够收到自动通知。公司亦可以通过电话、短讯和电子邮件，主动与个人、小组成员以至所有员工进行通讯，并可确认讯息是否已经被接收和阅读。软件亦能让公司更进一步确保员工能够即时获得全球安全讯息，以及在有需要时能够得到恰当的医疗、安全和出行协助。

雇主已不必在办公室及遥距工作中二选其一。只要选对了适合的软件，员工工作方式便可更灵活，他们可以按实际需要回到办公室或偶尔选择遥距工作。

当公司遇到类似的问题，雇主应该确保与员工清晰及经常地沟通，让他们了解公司的期望。期望及目标明确，员工便能循序渐进达至理想工作表现。

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