【职场技巧】CC Email乱用易中伏　加入上司、同事前谂清楚3样嘢

Email的“CC”（副本）功能能助打工仔将工作细节与上司与同事分享，方便日后工作。
但如乱用甚或误用“CC”的话，却未必能提升工作效率，甚至还可能令收件者感到困扰，令沟通反而变得混乱。

CC，全写为Carbon Copy，原意就是如使用过底纸抄写文字般，将整个Email的内容一字不漏地分享给名单上的人。可以说，“CC”的主要用途就是“通知”，收件者并没有参与相关讨论的必要。

不过，别以为将所有相关人士都加进“CC”名单就一定好，若是没经考虑，事无大小都“CC”人，而对方事前亦不知道会收到相关Email，这可能会适得其反。决定将上司及同事加入“CC”名单前，不妨先问自己三个问题，想想自己如何能将事情处理得更好。

第一问：“点解要CC畀人哋？”

发送Email是一个单向的举动，但收件者如对它不明所以，那就如自己在说话，对方却听不到或错误理解了一样，谈不上是沟通。而且在毫无准备下收到一个“CC”Email，打工仔通常会有以下的反应：

花时间阅览Email了解状况
思考自己收到这“CC”Email的原因
不觉得自己与事情相关（甚或无视了此Email的存在！）

若以为将Email“CC”予同事就算是知会了对方一声，觉得自己将应做的都做妥，这就大错特错了。理想的做法应该是在Email的起首写下简单讯息，例如：

“同事A：请按我们昨天的决定执行工作； 同事B：我将我与同事A的讨论内容‘CC’给你，方便你了解工作进度。”

又或将重点Copy & Paste在Email顶端，甚至向相关人士发送新的Email讲解状况。虽然是要多花些许工夫，但却能确保收件者不会误读“误读”，错误理解“CC”Email的内容。

第二问：“系咪想上司帮手？”

遇上不肯定的事情时，不少打工仔都会将Email“CC”予上司，好让对方会在有需要时会及时指正，但要留意，这不代表上司如此就有责任要帮助跟进事情；若自己是失职了，这个“CC”Email更是一个完美的“自爆”，让上司看到自己如何不济。

想聪明地利用“CC”Email获取上司意见，其实可以尝试用一点语言技巧，例如在Email里加入这样的内容：

“同事：我们就按原定计划采用A方案吧！ Boss：若你对采用A方案有意见的话，请告诉我。”

第三问：“系咪想借上司/同事之名施加压力？”

将上司或支持自己意见的同事统统加进“CC”名单，这种增援的方式可取吗？ 外国早前有调查指，若同事之间是有充足信任的，以“CC”（或“Reply All”）回复Email就能鼓励整个团队参与工作，这会是一个提高工作效率，而且不会令人感不快的做法。

不过，如此理想的团队不是经常出现，若公司与团队是存在着责难文化，把上司加入“CC”名单便可能显得狐假虎威，把其他同事加入名单亦可能令人觉得自己是在吹嘘或尝试藉群众压力赢得讨论优势。

身处于“问责制”的团队里，想跟上司及其他同事分享工作进度，却又不想令收件者感到不快或压力，最好的处理方法还是多做一点工夫：放弃发送“CC” Email，并将工作要点改用另一个新的Email发送。除非是上司开口要求加入“CC”名单，或是工作到了有需要上司及同事参与的阶段，否则无谓贪一时方便，影响了自己与收件者的关系。