【职场人际】WhatsApp Group与同事沟通4大守则　减少表情符号？

中学要倾project时，你用ICQ、MSN还是WhatsApp来联络同学？这条问题不但会暴露你的年龄，也展现网上通讯科技在过去30年变化多大。近十年，WhatsApp和各大社交媒体日益普及，不少公司都有WhatsApp Group，方便沟通联谊。不少Startup也会使用Slack作为公司倾公事、约Lunch食什么的平台。有新科技用固然方便，可以在开会无聊时Send个反白眼Meme给你身边的同事，也为我们职场生活添了不少乐趣。但缺点是，公私界线越来越模糊。以前你会有公司和私人email，两者一刀切，非常分明。如今与同事、老板、朋友、家人沟通，都是用手机。用的device一样，难道你就能同事当朋友，老板当老友？当然不是！学会下面这4个礼仪，让你WhatsApp也用得专业！

1. 对的时间（对的人）

你可能会临睡前WhatsApp男、女朋友，讲声“早唞”。但如果这时收到上司“温馨提示”你听朝九半开会，你会作何感想？虽然你24/7都会 WhatsApp 朋友和家人，但论到 WhatsApp 你的同事，还是先看看时间吧！

大部分人都会将手机放置床边。所以，当你在凌晨十二点还 WhatsApp 同事或上司，可能会打扰到对方休息。职场礼仪专家Jacqueline Whitmore建议，如非紧急状况，就明天再讲吧！企业家 John Rampton也说，除非你和同事私地下有联络，不然放工后就不该再打扰对方。如果你怕自己忘记，或是真的想对方尽快看到这个讯息，可以考虑email对方。

2. 秒回不是梦？（回复时限有几耐？）

Slack 等等新兴的即时通讯软件提高沟通效率，有助跨部门合作。部门与部门之间就算身在不同 office，甚至不同时区，都可以即时沟通。可是，虽然使用的是“即时”沟通软件，也不应该要求同事秒回你的message。有指对员工来说，即时通讯软件最大的弊端就是其“即时”的特性。员工对必须立即回复，感到很有压力。

在 LinkedIn 上，生产力专家Suzanna Kaye分享说，收到与公事有关的message，理想的回复期限是12小时。当然，香港步伐急促，在白天12个小时才回复可能有点过分。但就算是办公时间，也别要求对方秒回你！毕竟对方可能在开会，或是在处理其他project。如果是非办公时间，就和第一条一样，在适当的时候才send。事情非常紧急，或是你需要立刻得到答复的话，打个电话吧。

3. 表情符号用不用？😂

到底职场适不适合使用表情符号？目前没有一个特定的标准。

有调查发现，只有约二成高级管理层觉得在职场上使用表情符号完全无问题。但是调查也发现，约四成受访者认为在某些情况下，可以使用表情符号，一切只是视乎场合和情况。Marketing Senior Director Dennis Collins认为，表情符号能表达个人的语气，有助文字短讯交流。

那到底表情符号用唔用好？职场礼仪专家Sharon Schweitzer 提议，在专业场合避免使用表情符号、搞笑贴图。换句话说，如果你在Slack和同事商讨一个新的project，那就少用表情符号，以免看起来不专业。如果在channel上讨论今日Lunch叫边间外卖，就按照你喜欢的使用吧！

4. 不要滥用缩写ok?

A: “Can u plz take a look at this PRPSL?” （帮我睇下个proposal得吗？）B: “Np, when do u need it?”（无问题，你几时要？）A: “Need 2 submit it ASAP, tn?”（要尽快交，今晚？）B: “SMH, y do u always do things at the last min?”（摇摇头，你点解成日咁last minute㗎？）A: “LOL, IDK”（LOL，唔知呢）

没有句末的翻译，以上对话你又明几多？在香港，公事email来往多数用英文，"ASAP"（as soon as possible）、"tmr"（tomorrow）等缩写很普及。与朋友WhatsApp时，"LOL"（lough out loud）也很常用。那么要WhatsApp上司同事，甚至客户的时候，到底我们可以用多少缩写？

Whitmore 建议，如果你要联络新客户，或是你和对方不熟，多用三十秒把字句完整打出来吧。用缩写虽然方便快捷，但如果你和客户联络时，用很多缩写，例如"u"（you）、 "2"（to或too）、"np"（no problem）、"PRPSL"（proposal），可能会让对方觉得你临急临忙send message，显得没有诚意。另外，无论时用缩写，还是WhatsApp别人，原意都是方便沟通，如果你用的缩写比较冷门，例如“SMH”(shaking my head) ，对方根本不明白，反而妨碍沟通。所以，除了传统email会用到的缩写，例如"ASAP"、"etc."（et cetera），在职场上其他还是尽量少用吧！

▼▼以下总结一次！按图放大，WhatsApp Group与同事沟通4大守则，背起来吧！▼▼

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