工作技巧｜讲到“一嚿嚿”不如画图表　10个方法令沟通更有效率

在职场上，想精准达成你的目标，让别人了解你的想法并完成计划，最重要的绝对是良好的沟通。良好的沟通主要建立在换位思考，如果你是一个能够理解别人难处和需求的同事，可以站在别人角度说服对方来帮助你，将事半功倍。除此之外，还有 10 个沟通小技巧，也可以助你更清楚传递想法！

要令工作更有效率，懂得良好的沟通方法是最基本亦是最重要的： （按图了解）

1. 难表达的，就用画的吧！

如果你的资讯很难透过口头说明意会，可以找参考图呈现或自己动手画草图，描绘更多细节。企业主管教练暨作家亚特·派提（Art Petty）提供了几种最适合用画图沟通的情境：

．提出的想法不断遭质疑时，可尝试画架构图，让别人更了解你的思考脉络。
．团队成员意见分岐时，可画出表格比较双方优缺点，来挑选最佳方案。
．同事不太了解你布达的内容时，可请他们画出想像的状况，来厘清他们是否真的懂了。

2. 不只要保留追踪修订，还要给予评论

如果你修改过一份的文件，请务必保留追踪修订纪录，并试著针对每一个修改处给予评论、并说明你的用意，直接将他人的注意力引导到你关注的事情上，你会发现减少很多沟通成本、成品更符预期。

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3. 有参考案例时要提供连结

与其说一堆你从哪里看到好的案例可以仿照，不如直接附上连结，省去对方查资料的时间。

4. 多多利用 PDF 档

如果开会或提案时不能用自己电脑的话，跨装置可能会有格式不相容的问题，请记得使用 PDF 档，避免字体缺漏、排版跑掉。

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5. 无论有无修改需求，仍提供对方可编辑文件

即时你的同事可能不会修改你的文件，你还是可以一开始就提供一份可供编辑的原始文件，省得对方再跟你要档案，增加沟通往返时间。如果你需要对方协助，请记得设定好权限让对方编辑。

6. 用 email 说明重要决策

你是否有碰过这种情况：明明团队内部已经达成某项共识了，后来却有成员翻脸不认帐、表示自己没同意过该决策？其实不一定是同事出尔反尔，也有可能是沟通过程中产生的误解，造成双方理解上的差异。

因此，凡是重要的决策，建议都在 email 中清楚写下，例如：

“如先前的讨论，下一步就是……”

“综上以上观点，我们决定……”

如果对方第一次看到某份文件，可以先说明背景、需要对方如何帮忙或下哪些判断。如果是某项业务的后续进展，记得也先归纳一下最新状况、目前的决议为何。以免对方搞不清楚状况、下错判断，浪费彼此时间。

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7. 确保大家带著想法进会议室

有效率的会议是拿来沟通、讨论的，不是拿来看资料的。

所以当你的资料量很大时，务必在会议前先寄给与会者看过，并告诉对方会议上将针对哪些项目讨论，让大家做好准备、带著想法进会议室。

8. 复杂的事要开会解决

减少会议很重要没错，不过碰到需要多方讨论、有争议或非常复杂的议题时，最好还是开会讨论，才能清楚传递彼此想法。试想，你宁可写 10 封 email 细细说明，还是花 10 分钟跟团队成员快速对焦想法？

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9. 会议邀请要清楚告知时间、地点、目的、议程

莫名其妙的会议邀请，会让与会者摸不著头绪，甚至怀疑自己为何会受邀，无法事先做足准备。

10. 需要多人批准的议题，最好先单独咨询过每个人

如果你有一个提案或议题需要多人核准，你可能会认为，召集大家在同一场会议投票是最省时省力的方法。

但是当人们会议上第一次接触到某议题，很可能不会马上表示支持，而是会先观察他人的行动，甚至随波逐流。为了避免这种情况，你最好在会议前先单独咨询过每个人的意见，确认有足够的人与你达成共识。这听起来似乎有点心机，但却能帮助你达成目的。

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