Email Template｜催促回复电邮如何不失礼？4个处境电邮实用示范

回复 Email 已经是职场走跳的必备技能，当遇到一些棘手状况时，究竟该怎么回复，才不会失礼，又能达到自己的目的？《Inc》网站就列出了几种职场上常见的情境，示范该怎么回信才聪明。

不失礼又不伏的email写法（点击了解）：

情境1：老板突然要求会面

如果看到这样的信件，势必会让人感到相当的紧张。这时候你可能还搞不清楚状况，立刻回复的话可能难以顾全大局，聪明的做法应该是：花点时间想想老板可能想要做甚么？或者讨论甚么事情？让你有点心理准备。

可以这样回复（视情况调整内容）：

我刚刚正在与客户开会，等下 XX 点有空，为了让我们的会面更有效率，方便请教我们要讨论的事情是甚么吗？

情境2：与多年没联络的客户／窗口接触，并有求于对方

这种状况下，最重要的是跟对方重新建立起合作关系，因此不要在 Email 开头就直接说，“Hi 好久不见了，你一切都好吗？我是想说，不知道你能不能帮我......”。这么做的话，你的信件很容易被忽视，甚至直接删掉，因为在对方眼中，你已经是很久没联络、没甚么关系的同事，当然也无权开口就要求对方帮忙做某件事。

重新建立已经中断的关系很重要，可先针对对方的公司、职位、工作内容做些功课（也许已经跟多年前不一样），从这些方面询问，信件来往几次之后，再找适当的时机提出要求。

可以这样回复（视情况调整内容）：

主旨：恭喜你升迁！
内容：XXX，你可能还记得我，我是之前与你一起在 XXX 专案合作的 OOO，我在杂志上看到有关你在 XX 论坛上演说的文章，我能否针对那场演说，请教你几个问题？

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情境3：休长假

相信大家在休长假的时候都不希望被工作的信件打扰，可是又会觉得不处理不行，这时候千万别在看到信件时，立刻回“我正在休假，没有太多时间用 Email，我会在回到岗位后立即回复你”。这样等于在挖坑给自己跳，当休假回来后就多了一堆需要“立即回复”的信件。

这时候最理想的就是使用自动回复，可以这样写：

我现在不在办公室，感谢您的来信，（你休假的日期）这段期间内收到的信件都将会自动被伺服器移除，麻烦请在 X 月 X 日后再寄一次，谢谢您。

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情境4：对方迟迟没有回复

如果真的等了很久，还没有得到回音的话，千万别劈头就问“为甚么你不回我 Email？”，这么做相当没礼貌，也会让对方用敌对的态度面对你，当然也更不可能回信给你。

可以这样回复（视情况调整内容）：

主旨：你一切都好吗？
信件内容：XXX，我有段时间没听到你的消息了，不知道你是不是遇到甚么困难，能否寄封回信给我，让我知道是否有甚么特别的状况？谢谢。

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