【Excel教学】试算表复杂难阅读？　即学3步骤设定“格式化条件”

Excel试算表易学难精，特别是制作数据繁多的报告时，别人更是难以一眼看出重点。以下由《经理人》教授大家设定“格式化条件”的步骤，可助你简单地令试算表变得简洁易明。

同样一份表格资料，该怎么一眼就让老板看见重点？

以前，我都是把自认为重要的那格填入底色、换字体颜色，但总是花了大把时间，尤其当资料笔数一多，自己也会看得眼花。最近，我学会一个 Excel 内建的小功能，可以帮忙找出表格中的重点，直接标注颜色！只要设定好公式，就能立马完成，学会这招后，做报表的效率快了不少。

我用一张简单的支出预算表做为范例：

一秒抓住重点！必学 Excel 功能：设定格式化的条件

如果想知道每月的支出是否有超过预算，以及每个月的存款是否能支应这些开支，过去的做法是肉眼比对，再把超过的金额标注出来。但现在你可以使用“设定格式化的条件”功能，让 Excel 帮你自动比对、注明。

1. 抓出“超过每月预算”的支出

以“房租、水、电”这个项目为例，我们要找出 B 栏里，比每月预算（10000）大的数值，表示已经超支。

Step 1：点击“常用”功能

Step 2：从“样式”中找到“设定格式化的条件”

Step 3：选择“醒目提示储存格规则”

Step 4：因为是要抓数值大于标准的储存格，所以点击“大于”

Step 5：从弹跳出的视窗中，选择要做为标准的储存格，或直接输入标准的数值（此例中设定为 =$B$2，或输入标准为 10000 元

Step 6：选择想要标注的储存格样式（此例中设定为浅红色填满与深红色文字）

如下图，Excel 就会自动帮你以“浅红色填满与深红色文字”（刚设定的储存格样式）来标注超支的月份。是不是比自己一个个寻找、设定快很多呢！

2. 抓出“少于存款目标”的月份

再用一次“设定格式化的条件”请 Excel 帮你抓数值低于存款目标的储存格。

Step 1：点击“常用”功能

Step 2：从“样式”中找到“设定格式化的条件”

Step 3：选择“醒目提示储存格规则”

Step 4：因为是要抓数值小于标准的储存格，所以点击“小于”

Step 5：从弹跳出的视窗中，选择要做为标准的储存格，或直接输入标准的数值（此例中设定为 =$F$2，或输入标准为 10000 元）

Step 6：选择想要标注的储存格样式（此例中设定为浅绿色填满与深绿色文字）

如下图，Excel 就会以“浅绿色填满与深绿色文字”（刚设定的储存格样式）提醒你没存够钱的月份。

3. 实际数值和目标、预算差多少？用资料横条来看

每月都设定要存10000元，但各个月实际存款到底跟10000元差距多少呢？善用资料横条功能，让你一眼看出大概的差距。

Step 1：点击“常用”功能

Step 2：从“样式”中找到“设定格式化的条件”

Step 3：选择“资料横条”

Step 4：选择想要填满储存格的样式，有渐层填满、实心填满两种呈现方式可以选择（此例中选择的是实心填满）

Excel“格式化条件”功能真的很简单，相信大家看一次就会了。这样就能让平淡的表格资料变得更清楚啦，同样一张支出表，这样设定完后资料更清楚，也更能一眼看出重点。

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