【Adobe教学】合并档案、删除分页 10个整理PDF常用小技巧
PDF格式的档案在职场很常用，很多打工仔亦会使用Adobe的Document Cloud处理文书工作，但再是普及，很多人还是不熟悉整理pdf档案的方法。想更有效率地使用pdf档案，不妨参考Adobe香港及台湾区高级数码媒体技术工程顾问所提供的10个技巧。
撰文：Ernest Wong
有读者问我，可否教一些日常会用到的PDF小技巧，让他们工作时更得心应手？大家都不难发现，Adobe Document Cloud 的功能很强大，但大家日常只懂应用部分功能，有时候忘记又要上网看教程。倒不如我现在介绍一些PDF的常用小技巧，让大家趁著年初温故知新。
大多公司推出新产品后，会随即举行一连串的宣传活动，及后或许需整理至少一份报告，供上司了解目前的情况，以预备下一轮的宣传活动，或者及时调整宣传策略。在制作报告的过程中，便有机会用上一些基本的PDF功能，展示项目现阶段的成果。
这次我们介绍的工具，使用方法比较简单，主要集中在Adobe Acrobat Pro DC工具栏目的上方：
是次教授的10个小技巧分别是：
1. 合并档案2. 分割PDF
3. 排列PDF
4. 删除PDF部分页面
5. 压缩PDF
6. 旋转PDF
7. 将PDF转换成其他档案格式
8. 将其他档案格式转换成PDF
9. 在PDF插入页码
10. 搜寻及取代PDF文字
1. 合并档案
经过资料搜集后，有时候需要将几个不同来源的PDF档案合并在一起，这时需要使用“合并档案”工具。
Step 1：按下“合并档案”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启。
Step 2：按下按钮或者将档案拖放到这里，以新增档案。
Step 3：用家可以按 符号可展开页面、按垃圾桶删除档案，或者按放大镜放大页面查看PDF内容；
Step 4：亦可使用滑鼠拖放档案至合适位置，完成后按“合拼”按钮，在左上角的“档案”位置选择储存或另存新档。
2. 分割PDF
如遇文件页数太多，担心传送速度太慢或者传送失败，可以分割档案后再存档。
Step 1：按下“组织页面”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启。
Step 2：按下按钮选取档案后打开
Step 3：在“分割”的栏目下，按需要选择分割的形式，如果你想将每页独立成一个PDF档案，就应选择“页数”、“1页面”，按“分割”后便完成
Step 4：如果选择“2页面”，就是每2个页面分拆成一个档案
3. 排列PDF
制作报告时，或许需按页面内容重新排列页面次序，这时使用滑鼠拖放非常方便。
Step 1：按下“组织页面”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启
Step 2：按下按钮选取档案后打开
Step 3：使用滑鼠拖放页面至合适位置，完成后在“档案”位置选择储存或另存新档。
4. 删除PDF部分页面
因应需要，或需删除部分不再适用的页面，按垃圾桶或键盘上的 Delete 键就完成。
Step 1：按下“组织页面”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启
Step 2：按下按钮选取档案后打开。
Step 3：按下垃圾桶或者键盘上的 Delete 键，以删除不适用的页面，完成后在“档案”位置选择储存或另存新档
5. 压缩PDF
如报告使用的图片数量较多，有机会导致PDF体积过大，不利保存或传送，这时可尝试使用“最佳化PDF”压缩PDF。通过这项功能，笔者曾经成功将一本23.4MB 的电子书，压缩至 6.31 MB，虽然不再属非常高清的PDF档案，但用于存档绝对没有问题。
Step 1：按下“最佳化PDF”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启。
Step 2：按下“最佳化选择的页面”，然后在弹出的对话框中按“确定”，完成后在“档案”位置选择储存或另存新档。
6. 旋转PDF
有时处理来源不同的PDF档案，或者扫描时不小心选错了方向，都可使用旋转功能解决。
Step 1：按下“组织页面”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启。
Step 2：按下按钮选取档案，然后打开档案。
Step 3：点选方向错误的页面，按旋转箭嘴以改变页面方向，完成后在“档案”位置选择储存或另存新档。
7. 将PDF转换成其他档案格式
虽然不少报告的最终定稿都会以PDF格式储存，但有时上司或客户也有机会要求使用其他档案格式，这时就可使用“转存PDF”的功能。
Step 1：按下“转存PDF”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启。
Step 2：选择需要转存的格式，例如常用的JPEG影像、Microsoft Word、Powerpoint等格式，然后按下按钮转存。选择需要另存新档的位置，除了“我的电脑”和“Document Cloud”，亦可在“新增账户”位置选择其他较常用的云端储存空间。完成后按储存。
8. 将其他档案格式转换成PDF
我们亦有机会接收到其他档案格式，例如JPEG或Word档等，这里有个快捷的方法，可以把多个档案同时通通变为PDF格式，方便后续处理。
Step 1：按下“建立 PDF”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启。
Step 2：选择从单一档案、多个档案、扫描器等来源选取档案，按下按钮转换为PDF档案。完成后按储存或另存新档。
9. 在PDF插入页码
要让PDF看起来整齐又专业，除了按内容排列次序，亦可按需要重新编排页码，这样才容易参照或查找。这里有多个插入页码的选项，用家有需要甚至可以为页码自订格式。
Step 1：按下“编辑PDF”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启。
Step 2：按下按钮选取档案，然后打开档案。
Step 3：按“页码和日期格式(U)...”，在弹出的对话框中选择日期及页码格式，然后按“确定”。
Step 4：选择字型、大小、颜色及自订页边距离等，然后在需要插入页码及日期的相应位置，点选“插入页码”或“插入日期”，随即可在下方预览每一页页首及页尾的效果，完成后按确定。
10. 搜寻及取代PDF文字
在制作报告的过程中，你可能想需要搜寻某些关键字，例如活动名称、产品型号、产品名称等。如在最终的PDF稿件中发现少量错别字或者想要取代某些文字，可以使用搜寻及取代PDF文字快速地解决。
Step 1：按下“编辑PDF”下新增旁边的箭嘴按钮，选择开启。
Step 2：按下按钮选取档案，然后打开档案。
Step 3：按上方的放大镜，然后在对话框的寻找位置输入需要搜寻的文字，例如“世界”，然后按“下一个”，随即可以找到文中的“世界”。用家亦可以选择取代PDF的某些文字，例如在“寻找”输入“世界”，在“取代为”输入“天地”，随即可以“天地”取代“世界”。如有需要，还可在右边的格式位置选择所需的格式。完成后在“档案”位置选择储存或另存新档。
Acrobat DC现在已经非常方便用家，除了直观的界面，基本功能只需经过几项设定就能完成。下次我会介绍一下，如果你已经离开办公室，在户外或客户的办公室发现PDF档案有错漏又可如何救亡。
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