To-do list｜列写清单无助准时收工？　掌握5大要点工作才有效率

你最近开始使用待办清单，理想的状况下，应该可以在一天结束时，画掉清单上的最后一个任务，准时下班。实际上，却难以做到这件事，问题究竟在哪里？我们整理出一般人列清单常犯的错误或迷思，帮助你列一张真正有效的工作清单，逐步提升做事效率。

▼▼列好To-do list都无助加快工作效率？或许是你的清单出现问题！按图了解▼▼

Q1：待办清单一定要做完吗？

写待办清单的目的是什么？“完成任务”是多数人的第一反应，这也是大部分人的误解。

清单的功用不是一定要做完，而是分类，将注意力集中在正确的工作上，同时防止你被较不急迫的事情干扰。

俄国心理学家布尔玛．蔡格尼（Bluma Zeigarnik）指出，未完成的工作会一直盘旋在心中，影响工作情绪和绩效，唯有达成任务，才能停止大脑不断提醒、干扰自己，这叫蔡格尼效应（Zeigarnik effect）。想提升工作效率，必须保持专注，清单等于大脑的外接硬碟，让你先清空杂事、聚焦最重要的工作。

Q2：一定要每项工作都列吗？

社会心理学家罗伊．鲍迈斯特（Roy Baumeister）指出，一名主管周一开工的待办事项，至少得花一星期才做得完；如果你将每一件事都列下来，对于工作效率不只没有帮助，还可能适得其反。

过多的选项会分散注意力，反而忽略真正重要的工作，而过长的清单不切实际，想到就让人沮丧，也因为根本做不完，还可能助长拖延行为；当大脑渐渐习惯“做不完”，久而久之，就会失去完成工作的动力。

因此，清单必须经过筛选，再判断，删除不必要事项，才能发挥效用。

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Q3：清单上的优先顺序怎么安排？

一天的待办事项不胜枚举，你该如何判断，哪些事情应优先处理、哪些事情搁著没关系？一般人常见的方式是根据“事前”排定的先后顺序，决定当下要做什么。但这种方式代表在当下某件事是你唯一能做的事；如今的工作步调，任务常以“乱序”送达，注意力会不断游移，反而降低工作效率。

因此，最好的做法是依据当下的情境，先挑出可以执行的工作，再从中决定要做什么。

现在的工作环境很多，像是家中、办公室、咖啡厅、图书馆、交通工具上等等，尝试区分什么环境、适合哪种工作，就可以提高效率。

Q4：常列完清单却丢一旁不想做，怎么办？

当你列完今日的待办清单，却丝毫提不起劲开工，一个可能的原因是，你列的事情都是开放性事项，不知道怎么著手。开放性事项指的是，事情有可能增加，而封闭性事项，则是项目有固定数量。例如，“一个月看很多部电影”就属开放性，“一个月看 10 部电影”就是封闭性。

人类大脑的认知资源有限，不明确的指令无法与行动产生连结，也就没办法推动工作进展。

试著将工作标准化、量化，不仅能够帮助自己按部就班完成工作，也可以在交接给下一个人时，即便操作者不同，还是能够呈现出一样的结果。

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Q5：列了但还是常拖到最后一刻才做，怎么办？

根据行为经济学家丹．艾瑞利（Dan Ariely）的研究，一个没有逼迫自己或受他人规范的人，完成工作的效率和品质，比受到压力的人还差。换句话说，没有起始日、截止日的待办清单，如同愿望清单，缺乏急迫感，我们就不会采取行动。

设定截止日期的好处，除了激励自己完成任务，也能协助我们准确衡量每天的时间分配，进而厘清在有限的时间内，应该将注意力放在哪件事情上。如同帕金森定律（Parkinson's Law）：

你有多少时间可以完成工作，你就会延展你的工作来填满可用的时间。

（本文取材自《一流工作者都在用的待办清单》，乐金文化出版；《为何一流外商企划部都习惯列出早晨清单》《每天早上 5 分钟，建立你的笔记清单》，大乐文化出版；《待办事项这样列，工作当场完成一半》，大是文化出版；《The Busy Person’s Guide to the Done List》，Createspace Independent Pub。）

【本文获“经理人”授权转载。】

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