【Word教学】文件附有机密内容？善用保护文件功能加强保密

曾收到要输入密码才能打开的Word档案吗？那通常都涉及了敏感资料的文件吧！其实Microsoft Word内置的锁定/保护文件功能是一个很实用的功能，打工仔很简单便可为文件加强保安，确保只有获相关密码的人才能开启。

于日常工作期间，不免会遇到敏感资料，需要藉保密来撰写、保存及交流相关文件，但除专门的加密软件外，Microsoft Word内置的锁定/保护文件功能也是一个不错的选择，因为只有持由你所设定密码的人，才能开启及修改这些已获保护的指定档案。

设置锁定/保护功能步骤（按图了解）：

打工仔试过遇到要输入密码才能打开的Microsoft档案吧？这就是应用了上述的保护文件功能。只是在使用这功能前，大家必须留意三点：

1. 密码长度

其实整套Microsoft Office的软件都可设置密码，不限于Word独有。密码最长可达15字，当然亦是愈长，被破解的风险便愈低，打工仔应视乎资料的敏感和机密程度决定密码长度。

2. 不设密码提示功能

一旦忘记或丢失档案的密码，用家便永远再也不能打开该文件。由于Microsoft Office没有设置找回或恢复密码之类的功能，所以大家一定要好好保存密码，免得后悔莫及。

3. 所设密码所有平台通用

用户所输入密码的功能适于用所有平台及版本，换言之，假如用户为Office 2013版本的档案设置密码，而他人于Office 2019中开启文件时，相关密码仍然适用。同样，Windows版本的档案去到MacBook的Word时，一样要入密码才能开启，反之亦然。因此，无论自己或对方是使用哪个版本的Office或平台，文件一样会受到保护。

保护文件的其他方式

除了使用密码加密之外，“保护文件”下还有三个保护文件的选项，其功能分别如下：

一律开启为唯读档案：用户必须获权限才能编辑。
限制编辑：控制文件的可编辑区域或类型，例如标题、句子、单字或段落等等。
标示为完稿：档案标示成完稿时，输入、编辑命令、校订标记都会停用或关闭，档案会变成唯读。但这并非安全性功能，收到档案复本的人都可以移除此状态。

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（资料来源：Softpedia、Onmsft、Microsoft）

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