【工作空间】同事“过界”酿纠纷？学者：充足个人空间可提升效率
“你过界呀！”一说出口才发现，自小学后都没再说过这些原始的控诉，想不到多年后踏足社会工作，又会再遇到这问题。近年香港落力推行co-working space，虽然美国自1950年代开始已流行这种开放式空间的工作模式，但放在香港又适合吗？坊间对这些开放式工作环境与工作效率的关系评价，一直都好坏参半，有的觉得可以提高工作效率，有的却觉得工作环境太嘈吵，难以集中。其实能否促进工作效率，一切在于员工有没有充足的个人空间！
BBC 在 2017 年 1 月发布的一份报告指出，相较于有办公室间隔工作的员工，在开放式办公室工作的员工工作效率下降了 15%，我们身边又有没有类似的情况呢？
真实个案1
A小姐刚入职的公司，是一间采用开放式工作空间的公司，她于前公司工作时，有独立的工作空间，工作比较容易集中，但每次要与同事沟通，都得十分刻意地走近同事，实在有点不便，所以她对开放式的工作空间，确实有点期待。
然而，当她被带住自己的座位时，HR说：“这是你的座位，最近员工比较多，所以你先坐在这里吧。”A小姐一看，正正常常的座位，没太大问题，那便打算坐下，在坐下去的一刻，HR却说：“不，你是坐在中间呢。”
连接着的两大张工作桌，A小姐是坐在两台中间的罅位，没错，两张台硬坐三个人。她当下无奈地笑了出来，那是一个只能放电脑，便没有多余位置伸展的空间。平时正常的办公桌一般阔140cm至160cm，深50cm至60cm，现在每人只有47cm至54cm阔的工作空间，亲密得差不多要肩贴肩了！
工作了一个月，开放式工作空间，完全不是A小姐想像的一回事，除了没有给安排任何柜桶储物，电脑的配件如滑鼠都得自备外，自己在电脑做甚么工作、工作的进度和内容，全都被同事看光光；打电话和听电话的内容，同样被完全听到；其他同事工作谈话大声，对A小姐来说都十分困扰，难以集中工作，个人工作效率不升反降，实在令人气馁。
真实个案2
P先生是编程员，虽然在公司每人都有独立的座位，但台与台之间却没有partition阻隔。平时放在桌上的以文件及file为主，近日，他觉得自己放物件的位置愈来愈少，工作愈来愈迫，但邻座同事却好像十分松动，于是他好言相向，试着为自己争取一点置物空间。
他提议大家量一量工作桌的可用阔度，同事不情不愿地就范。平时一张台阔120cm，深50cm，但现在P先生却只有100cm阔的可用空间，同事不经不觉占用了他20cm的空间。
二人就如回到小学阶段般，经常就“你过界呀！”的情况而争吵，每天因为这问题带来的压力而令工作效率减低，同事间的关系亦不算好。
就以上两个个案作参考，工作效率下降，其实只因个人空间不足所致。
没有归属感
工作桌的可用空间少得可怜，连放文件夹的放置也只是刚刚好已而，更惶论私人物品了。放一两张相片、摆设、海报和日常用品等，个人化的工作桌，其实可以增加员工对公司的归属感，更乐意在公司工作。加上小小的个人空间，亦可方便工作，如贴memo和通告的空间。
若连一点的储存空间都没有，员工少不免会消极地想：“离职时，带走的物品都可以轻便点。”不带走一片云彩。
被打扰 难以集中
Nicola J Millard 博士专门于英国电信 (BT) 透过结合心理学和未来学，以研究及分析工作方式，他于其白皮书《Workshift: The Death of Dolly, Dilbert and Doctor No》中提到，我们在办公室工作时会不断受到干扰，而当中许多干扰均源自办公室欠佳的设计。
另外，悉尼大学的研究人员曾于 2013 年进行一项名为《办公场所满意程度：开放式办公室内私隐与沟通的取舍》的调查研究，其结果表明无法控制的噪音和缺乏私隐空间是员工对开放式办公室感到不满的主要原因。
Millard 博士亦指出，我们每隔三分钟就会被打扰一次，并需时 8 至 20 分钟才能重新回到先前的思考过程，十分浪费时间，直接减低工作效率。
容易散播病菌 缺席率上升
生病又不戴口罩，没有公德心的人多的是，然而，开放式工作空间的生病率比传统有间隔的工作环境高两倍！没有间隔，虽然便利大家交流，但同样无阻病菌的交流，生病率亦直接影响了缺席率。尤其是转换季节的时段，员工轮流地生病，会严重影响人手调配。
但明明外国大公司如Microsoft和Apple都采用开放式工作空间，他们是如何营造适合员工工作的环境呢？
开放和私隐区域兼具的办公空间
大公司如Microsoft已开始投资建立开放和私隐区域兼具的办公空间，即会为员工提供独立安静空间或隔音工作房间，让他们需要集中精力工作时使用。
微软全球办公空间策略师 Martha Clarkson 说：“全世界都在关注如何让员工在大型空间内合作，但是我们应考虑更多方面的因素。若想员工在共享环境中工作，就必须为他们提供足够的私隐空间。他们需要独立的空间（如独立办公房、休息室、露天庭院或是户外散步区）以作思考。”
而作为公司小薯的我们，除了在当下要先调节心态，忍耐和接受外，一边都要尽力向上级争取和表达工作空间不足的意见！
《香港01》App，教你做个醒目打工仔！立即下载：https://hk01.onelink.me/FraY/hk01app