下属总把事情做错！上司谅他态度认真 用一招助他稳记工作要求
编：一个工作态度认真却总把事情做错的下属，该被炒掉吗？以下节录自《当部属无法依指令做事》的故事，或许可提供一点启示，让大家更懂得“使用”这种员工。
有位主管因为部属一直无法按照指示工作，因此感到烦恼。以下是我和那名主管的对话：
主管：“有好几次我拜托他做某件事，他却没做到。如果他本来就是做事潦草的人，那也就算了。但他的个性认真，却没办法完成指示，真让人伤脑筋。”
我：“你觉得他并非工作敷衍或偷懒，却没办法按照指示做事吗？”
主管：“对呀！他听不懂我的指示。”
我：“具体来说，之前发生过什么情况？”
主管：“有一次，我请他把客户的资料输入到电脑后放进碎纸机。过几分钟后我后稍微瞄一下他在做什么，结果看到他直接把客户的资料塞进碎纸机，于是我急忙阻止他，跟他说：‘我不是说要先把资料输入到电脑吗？’他回：‘是的，我很抱歉。’他还懂得道歉、看似有在反省，但类似的状况仍然不断发生。”
我：“这可麻烦了。”
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主管：“还有一次，其他部门委托我们处理一项作业。因为不会很困难，应该花不到一个小时就可以完成，所以我交办给他处理，请他完成后把资料交给那个部门。我当下有其他事情要忙，差不多有半天的时间不在座位上，然而当我下午回到办公室后，那个部门打电话询问，他们还没拿到资料，那项作业需要花那么久的时间吗？”
我：“他还没拿过去吗？”
主管：“对，我以为他早就交了。他回我那份作业早就完成了，可是我没跟他说要交给那个部门。跟他争论有说还是没说也不是办法，所以我重新下指示请他拿过去。但类似的事情也一而再，再而三发生。”
我：“也就是说你下的指令，他没有好好记在脑海里。”
主管：“没错。我跟其他同事提到这件事，同事说既然他这么难带，就趁试用期请他离职。不过我看得出来他工作认真，总觉得应该有办法改善这类问题。”
我：“既然看得出来他做事认真，就很难狠下心来请他离开。”
主管：“从他平常的工作态度来看，不会觉得他做事马虎。当我纠正他的错误时，他会老老实实的道歉；当我下指令时，也感受得出来他有在认真听，不过实际状况却是没有听进去。”
我：“也就是说他看起来有认真在听，指示却没有确实的传达给他。”
主管：“对。之前也曾发生过这件事：我请他整理文件，将文件内容分为A、B、C。只要仔细阅读文件，就能轻松做到。但他做不到，甚至还哭了。我看了他分类到一半的资料，可说是乱七八糟。”
我：“他阅读文件后，还是不知道怎么分类吗？”
主管：“是的。如果他不是个性认真的人，我或许还会教训他，可是我怎么看都觉得他不是会随便做事的人。若是骂他反而觉得他有点可怜，但又不能就此不管。”
我：“没错，一定要改善。”
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主管：“该如何是好？以他的能力来说，做行政工作是不是很困难？”
我：“虽然他的能力有问题，但没严重到须要求对方离职的地步。”
主管：“那可以怎么改善？”
我：“听了你的叙述，我觉得跟两个问题有关。”
主管：“只要解决这两个问题，他的工作能力应该就会提升，对吗？”我：“没错，我是这么认为的。首先，第一个问题是同时下达许多指令，导致他很难理解。”
主管：“具体来说，是指什么？”
我：“以你刚刚描述的事件来说，你指示部属输入客户的资料、输入完成后把资料放进碎纸机，这就算是两个指令。而另一个事件当中，你请他完成资料后，交给另一个部门，也算是两个指令。”
主管：“我以为这算是一个指令，但听你这么一说，才发现我确实下达多个指令给他。可是对一般人来说，这种程度的指示应该可以轻易消化，不是吗？”
我：“对多数人来说是这样没有错，但从前述的案例来看，他在这些情况下无法顺利理解。为了避免让他的思绪更混乱，应该把指令分成两个，让他先集中精神，一次处理一个指令比较好。”
主管：“可是我也很忙，要是只请他一次做一件事，我也很难随时跟在他身后下达下一个指令。实际上该如何顺利进行，还是很令人困扰。”
我：“你说的没错，所以得多花一点心思才行。关于这点，我后面会再说明。此外，他还有另外一个问题：缺乏读解力（Reading Comprehension，理解文章的能力）。也就是他没办法阅读文件后，根据内容再分类。这也代表他无法理解文章中的叙述。一旦缺乏读解力，不仅影响到当事人阅读文章，也难以正确理解他人说的话，这也是造成指示无法确实传达的关键之一。”
主管：“原来如此，也就是说因为缺乏读解力，所以无法读懂资料，更没办法听懂指示。”
我：“没有错。想解决问题，就必须训练他的读解力。”
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接下来，我会针对主管一次下达多个指令，使部属无法确实理解，以及部属缺乏读解力，所以没办法看懂文章或听懂他人说的话 ── 这两个问题来说明，并提供值得一试的解决方法。
首先，关于如何避免下达多个指令，以下提供这个建议：为了让部属集中精神、安心的完成一个作业，先将下一个指示写在纸上后交给部属。
以前面的例子来说，先在便条纸上写下“输入客户资料→输入完后放进碎纸机”，再把便条纸交给部属，并先请他集中注意力把客户资料输入电脑里。如果是第二个案例，就在纸上写“（该完成的作业内容）→完成后把资料拿给○○部门（或以电子邮件的方式，将档案寄给○○部门）”，并把这张纸交给部属，请他先专心完成资料，再进行后续作业。
这与是否具备工作能力无关，关键是让部属记住如何按照正确的流程做事，以成主管下达的任务。只要能改善这点，便能期待他之后工作顺利。
另一个问题是，由于读解力不足，所以无法确实掌握资料内容、听懂他人说的话。
其实，部属不按照指示行动等问题背后的因素，大都和读解力有关。并非是他故意无视主管，或刻意想反抗、擅自行动等，单纯只是他无法理解，搞不清楚自己应该怎么做。
想改善读解力不足的问题，并没有能立刻解决的特效药，借由阅读才可以一步步扎实的提升读解力。
我会在接下来的篇章更详细的说明。
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书名：《当部属无法依指令做事》
作者：榎本博明，心理学博士、MP人类科学研究所代表
译者：蔡惠佳
【本文获“大是文化”授权转载。】