审计报告|政府电子档案系统进展缓慢 拖11年尚有17个部门未推行

撰文: 麦凯茵
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《2019年施政报告》提出2025年前政府全部推行电子档案保管系统,但审计署发现,政府电子档案存档进度缓慢,75个局或部门中,有17个局或部门相隔11年更是未提交过推行电子档案保管系统的计划。审计署批评,七成的各局或部门管理层未有参加行电子档案保管系统的简介会,促请政府要加强部门管理层的监督以支援推行电子档案保管系统。
报告又指出,在2009年推行的电子档案保管系统试验计划试行10年,但海事处的系统仍未完成,主因是承办商表现未如理想导致延迟,审计署认为资科办可就损害赔偿征询法律意见。

审计报告详尽报道:

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审计署发现,仅得两个政府部门会在2021年年中完成电子档案系统。(资料图片 / 罗君豪摄)

政府在2009 年成立电子资料管理督导小组,以推行政府电子档案保管系统,以提升保存和管理政府档案的效率,政府的 75 个政策局或部门须在2019年年底向资科办提交其推行计划。

不过,审计署的调查发现截至今年2月6日,17个局或部门(23%)尚未提交其推行计划;在审视58 个局或部门提交的推行计划后,则有一个部门无法如期在2025年推行电子档案存档保管系统。另有80%的局或部门会在2022年至2024年推行,仅得两个局或部门会在较早期间,2021年年中推行系统。

二成三部门仍未提交推行计划 

审计署认为要成功推行系统,需要各局或部门的管理层支持,政府亦委任首长级人员为电子资料管理统筹人员,惟 75 个局或部门中59名(70%)首长人员没有出席系统的简介会,10人(13%)则委任其他人员出席。

审计署建议政府资讯科技总监、行政署长及效率专员应采取进一步行动,与各局或部门跟进尚未提交的电子档案保管系统推行计划;提醒管理层加强监督在政府全面推行电子档案保管系统的工作。

政府回应指,政府资讯科技总监、行政署长及效率专员同意审计署的建议,会继续审慎进行相关工作,确保加强管理层的监督,以在政府全面推行电子档案保管系统;提醒各局或部门须委任一名首长级人员为电子资料管理统筹人员,监督推行系统。

海事处是参加2009年试验计划的部门,但因承办商问题至今仍未完成电子档案系统。(资料图片)

海事处承办商表现欠理想 录得765宗测试事故

报告又提及在2009年推行的试验中,11 个局或部门 (共约 5,500 名用户) 已全面或局部推行电子档案保管系统,但海事处的系统至今仍然未完全完成,要推迟至2021年6月。其中,第一批系统配置在2019年8月才完成,较2018 年1月的目标完成日期延迟了 19 个月,原因是承办商表现未如理想导致延迟,因承办商在基础系统尚未成熟便配置给海事处进行测试, 由2017年9月至2019年10月期间,便录得765宗测试事故报告。

虽然资科办向有关承办商发出 7 封警告信,但审计署认为资料办可根据合约条款,在批准延后完成日期前索取算定损害赔偿 200 万元寻求具体法律意见;密切监察有关承办商的进度,确保海事处的电子档案保管系统在 2021 年 6 月或之前完成,并尽快修正发现的误差。