【回到21世纪】被投诉至申诉专员　民政处终设电邮收咨询意见书

荃湾民政处本月三日起设立电邮接收地区咨询意见书，市民不用亲身、传真或邮寄提交意见，节省传递时间。据日前处方文件，上月该处被地区人士向申诉专员公署投诉地区咨询方式，并优化机制。投诉人指，除处方未提供电邮外，咨询时亦只以邮递信函通知当区屋苑法团等受影响居民，收到通知时距咨询截止只剩六日，没足够时间回应，同时处方没提供网上查阅、申请地点现场张贴通告等方法知会居民，令大部份人未能及时知悉处方已展开咨询。

民政事务总署发言人表示， 荃湾民政事务处已于本年十二月三日，设立电子邮箱地址dotwconsult@had.gov.hk，以收集地区咨询文件的意见书，有关电子邮箱只适用于收集市民由该处所发出咨询文件的意见书使用，而市民可以从由该处发出的相关咨询文件内，看到该收集市民意见的电邮地址。

据民政事务总署资料，当决策局和相关部门就政策建议和计划咨询公众时，各区民政事务处会应相关部门要求协助其地区咨询工作。同时，主导部门可向民政处指明地区咨询的时间及期限、范围、模式及对象等，民政处会按部门要求发放文件作咨询。

今年九至十月期间，荃湾葵青地政处就两宗不同的豁免限制申请，容许将荃湾荃威花园商场两个不同位置的舖位改作护老院的个案，要求荃湾民政处作地区咨询 。

虽然荃湾民政处就两宗个案先后于9月20日及10月10日，致函咨询区议员、业主立案法团等地区人士。不过，荃湾荃威花园业主立案法团秘书赵恩来表示，法团在10月3日才收到第一宗咨询文件，并发现咨询期至10月8日，即距离咨询完结只有六日。他又指，法团向住户公布消息三日内，收到近百份意见书及逾300个签名，不过，无法以电邮递交意见书，需亲身或传真递交，且亲身递交时也要一轮扰攘才有民政处职员接收，且没有确认文件。

有别城规会将咨询文件上载网页，且会公布最终申请结果，他批评，现有地区咨询方式过于狭窄，没有网上查阅咨询文件渠道，申请地点现场张贴通告等方法知会居民，公众无法及时知悉处方已展开咨询。他就以上问题向申诉专员公署投诉。

民政事务总署发言人表示，咨询文件的咨询期限是由委托荃湾民政事务处协助进行地区咨询的政府部门所订立。一般而言，民政处在收到主导部门的要求后会尽快发出咨询文件予相关咨询对象。咨询期一般约为两星期，但具体安排也需考虑主导部门指明的咨询时间及期限。

就该两宗个案，发言人表示，处方已因应议题的重要性和敏感程度，主动地向荃湾葵青地政处把两项咨询工作的截止日期延后，由发出咨询文件的日期起至截止收集意见的日期为止，已约有多于两个星期时间给市民就该两项咨询文件发表意见书。就现时收集地区咨询意见的途径事宜，荃湾民政事务处已于本年十二月三日起设立电子邮箱，以优化收集咨询文件意见书的安排，让市民可以用更便捷的途径向该处递交意见书。

申诉专员公署发言人则表示，受《申诉专员条例》的保密条款所限，不能向第三者透露个案内容，未能提供所需个案资料，而2017年12月至2018年11月总共接获4,385宗投诉，当中85宗涉及民政处，但没有就所提及的咨询投诉的个案作统计。