Email技巧｜乱用ASAP随时激嬲人？　商务电邮有件事比简短更重要

“ASAP、OOO、FYI”坐在电脑前的你，对于这些商用缩写必然不陌生。它们其实也代表电子邮件充满效率的一面，让商务人士可以在最短的时间内，得到满意的答复。
但有的人总会把“方便当随便”“效率当借口”，忽视了信愈短，愈容易引起误会，忽略了Email没有语气，更容易惹人不快。所以《Inc.》列出5种常见使用Email的不好习惯，让读者们不会轻易踩雷：

撰写电邮时，你也有犯以下的毛病吗？（按图看清！）

1. 要求收信者“ASAP”

ASAP，as soon as possible的缩写，意思是“以你最快的速度完成任务”。但如果你在信中使用ASAP，会让人以为，你在命令他，或对他咆哮。

举个例子来说，就算没当过兵，在学校应该也都有老师。当学生或小兵在排队时，他们通常会在旁边冷眼观看，并喊“快！快！”要求你们像一个团队一样动起来。收信者看到ASAP时就是那样的感觉。你要知道用信沟通，就像是对着萤幕咆哮。想像对方从萤幕收到咆哮的感觉，你就会自动选用比较温和的字，避免产生误会。

2. 把问题寄送给每一个“可能”知道答案的人

“Dear A、Dear B、Dear C⋯⋯”你曾收到类似的信件吗？寄信者者通常有问题需要寻求帮助，但因为他不知道要找谁才能解决问题，就把所有“可能”知道的人，都加到收件者里面。这不只会让收件者疑惑，甚至有可能浪费同事的生产力。因为有些同事乐于助人，自己不知道，还会去帮你找答案。如果这种人一多，等于许多人在解决一个不值钱的问题。

所以，与其浪费大家的时间，还不如一开始就尝试着问问看谁能解决问题。否则一旦被同事发现，好一点，未来你再问问题时，他们可能会自行假设有别人会回答你，导致最后没人回你。坏一点，主管会认为你拖慢团队，对你产生坏印象。

3. 针对不同人寄送相同讯息

大家应该都有收过罐头信件吧？如果是在面试公司、学校时收到，自然无可厚非，毕竟是我们求对方。然而，许多积极的业务们，常常针对同一个公司里的不同员工寄送相同邮件。他们的心态是甚么？就是赌其中一个人会回复！而非真心想要跟每个客户聊聊需求，以前这种方法还有效，现在看到类似邮件，我都直接拖到垃圾信箱。

4. 一对一邮件中，增添其他收件者

有些人很奇怪，当他寄邮件给你，希望你帮他解决问题，但却同时加入另外一、两个人进入收件者，或副本。这就像你参加一个舞会，跟某个人聊得正愉快，突然对方邀请另外两个人进来。目的不是为了一起聊天，而是确认你说话的可信度。所以在邀请其他收件者进入一个“一对一邮件沟通”前，记得先询问对方“可以这样做吗？”如果对方不介意，再做。

5. 要求帮助，却不主动提及任何回馈

“我可以占用你一点时间吗？”“你现在在忙吗？”“我们可以喝一杯咖啡吗？”当别人想要寻求帮助时，通常就会问出以上几句话。但却很常忽略，别人帮助你，也等于失去了自己的时间。

我不是指不要帮助别人。事实上，我也常帮别人忙，甚至带给他们超过预期的协助。我要强调的是，我也非常忙碌，需要兼顾事业和陪伴家人，就算真有时间也会想要充充电，看看书或听广播。因此，你不会在我的优先序列里排很前面。

所以当你有事需要请求我帮忙时，我可能会给一个很短的答复，或者给予一些帮助。但是，如果我没看到从我们的谈话中，除了牢骚和麻烦外，我得不到甚么的话（帮助别人也能带来成就感，但前提是，你也很清楚自己的问题是甚么，而非要我帮你找出问题），我就会把时间花在其他同样需要帮助的人身上⋯⋯

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