【Google Sheets教学】多人用易混乱？即学Note、Comment使用方法

Google Sheets其中一个优点是它可于线上使用，让多位同事可一同修订文字，令工作流程更添效率。
人多当然好办事，不过愈是多人参与修订，便愈容易出现误会或混乱，反而拖慢了工作流程。要避免出这些状况，打工仔便要懂得使用附注（Notes）及注解（Comments）两大功能。

在Google Sheets中，附注、注解是两种功能，单看中文，读者未必知道两者有何分别吧，但对照英文版，前者用于作笔记重点的Notes，后者用作讨论的Comments，差异一目了然。

1. 插入/编辑附注（Notes）

其实Notes与Comments在版面上的样子差不多，亦一样可在指定储存格旁加上备注，两者分别在于：Notes不会显示输入者的姓名，但Comments会。

要在指定储存格中插入/编辑附注，快捷键组合就是【Shift + F2】。如图所示，输入快捷键后，储存格的右上角便会出现黑色的迷你三角形，格旁亦会出现一个悬浮方框，用户可在方框内输入文字以作笔记或标注。

2. 插入/编辑注解（Comments）

Comments的格式与Notes相似，不过它的用途是要方便多位用户进行讨论，因此在插入或编辑Comments方框时，有留言的用户，他们的名字都会显示出来。

与Notes不同，插入了Comments的储存格，右上角会以彩色的小三角形作标示，而在指定储存格插入或编辑注解，它的快捷键组合是【Ctrl + Alt + M】。

另外，如想方便使用Comments这功能，还可以掌握以下四个快速键。

使用Comments的四个快速键（按图了解）：

3. 快速设定日期、数字格式

其实除Notes与Commenst外，Google Sheets当然也有一些便捷处理数字的功能。试想，假设你在储存格输入了“100”，系统一般来说是不会知道这个“100”是什么意思，但如你加上“$”、“%”等符号，数字便会有特别的意思。

不过，总不能输入五十个金额，便要按五十次“$”吧！其实只要运用相关的快捷键，便能一次过把指定的数字转换成需要的格式。Google Sheets支援包括日期、时间、小数、货币、百分比和指数的格式转换，而且这些快速键都适用于Excel上。这个功能似是小意思，但能把重复五十次的步骤一下子就完全，绝对是省时省力的好帮手。

*留意，输入以下的快捷键组合时，先要把输入法设定为“英文输入法”，否则无法使用

A. 设定数字格式

Google Sheets能够把一组数字改为以特定格式显示，支持快捷键输入的格式有六个：日期、时间、小数、货币、百分比和指数，每组对应一组快捷键。每一个转换格式都有注意事项。这六组快捷键都能够在Excel中使用。

B. 插入日期、时间

Google Sheets设有三组快捷键，按下之后，储存格中会出现当前日期和时间，省却了多次按键的功夫。这三组快捷键都能够在Excel中使用。

*留意，输入以下的快捷键组合时，先要把输入法设定为“英文输入法”，否则无法使用

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