【职场技巧】厘清会议主旨、了解同事需要　8大提问改善开会效率

打工仔每天花35%至50%于开会上，但事实是这些会议有超过一半都是没成效的。这并不意外吧？你和我都试过在brainstorming 会议上感到太累、脑闭塞和迷失，那怎样才可以令会议更有效率？直接取消会议，改为用email讨论吗？但书面的讨论也有弊处，所以我们应该致力改善会议的效率和质素。

在会议前、会议中及会议后，我们都应该问自己一些问题，如：自己准备好了没有？参加会议者知道流程了吗？这个会议的主旨是甚么？每个人的工作时间都很宝贵的，尝试将这些问题分为三部分，并在开会要击中重点，才可令大家没那么讨厌那些沉默、毫无重点及永无止境的会议。

会议前：

不想未开会已走在会议失败的道路上，在你发出开会通知前，你要考虑以下问题。

1.你准备好了？

你订了会议室进行会议没有？会议议程准备好了吗？问问自己这次会议的目的是甚么，你希望这次会议后会有哪些定案，全都以列表方式写出来。要预期会议的结果，如拟订有机会讨论的议题及要达成共识的议题等，以防止在会议期间离题。

2.参与会议的人都准备好了？

会议通常都集合了几个不同部门的人，以共同合作处理一个项目，为了令大家的步伐一致，前事应先以email方式通知各会议参加者，让他们知道是次会议的主题，各人担任的角色及需要预先准备的资料，让每一位都知道在做甚么及需要知道甚么。

3.参与者感到雀跃吗？

正常人都不会为会议感到雀跃，但你在会议前要观察人们对是次会议的反应，若组员能投入并以绩极态度倾注当然是好事，如为季度成绩欣喜并希望进步做得更好。若你发现组员都不想参加会议，满是抱怨的情绪，你要了解此情况的成因，是因为之前的会议太冗长？不够效率？他们提出的问题被视若无睹？了解负能量的来源，并在开会前处理好。

会议途中：

仅仅准备好上述三项，并不是已成功一大半，在会议中途才是重点。会议途中，又要问自己甚么问题？

按图了解：

会议后：

会议后，你需要做整理，亦需要肯定每个人都往正确的方向地做跟进工作。

7.大家都明白会议的方向并在跟进工作吗？

为免大家离开会议室后便失忆，在他们离开会议室前，你要明确让每个负责小组知道以下资讯：

．需要做什么？．如何完成？．什么时候需要完成？．谁将负责？．谁负责监督这项功作至完成？

8.最初的会议目的有达成吗？

会议后，大家是否有动力完成任务？ 他们更有效率地工作吗？ 被问及的问题是否更少？ 会议的目标是否正在完成？ 如果你还是不太肯定地回答，那你可以把上述提到的做得更好。

﹝资料参考：The Muse﹚

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