【Email Template】写Well-Received系错？　必学8招商用电邮知识

不少打工仔撰写电邮时惯用Dear开头，Regards结尾，收到email时就用Well-received with thanks回复，但原来这竟全是港式英文，与外国公司打交道时用不得？
本文就盘点几个撰写business email的注意事项，学懂了，以后回复别人的电邮时也不怕尴尬！

虽说不少港人都坚持抱有“捍卫广东话”的精神，但一回到职场，就算明知同事、上司、合作伙作或客户是土生土长的香港人，都仍习惯坚持以英语撰写email作沟通。

正所谓 “common language makes good communication”，彼此都以港式英语沟通当然没问题，但若然是用一样文法及语句跟以英语为母语的人士对话，则可能令人不明所以或感尴尬。以下就是八个港人以英语撰写email时的常见谬误，最好还是别再错下去吧！

撰写商业电邮8个技巧（按图了解）：

1. Well-received with thanks  ≠  已收到

收到人家发送来的电邮，不少打工仔会惯常回复一句“well-received with thanks”，代表自己已接收了该电邮。加上 well 字，似是怀着感恩之心给予回复，但其实这句话在外国人眼中却是颇尴尬的，因为据 Collins Dictionary指，“well-received”并不是指“已读”，而是 “having been greeted or reviewed with approval”，多用于演讲或书籍收到很好反应时的回应。

如以这句话回复工作用的电邮，对别人而言就显得相当怪异，因为 “well-received”似乎暗示着“我充分认同你（公司）的观点”，而不是传递“我已收到”的意思。

其实，如果想表示“已收到”，简洁地以 “Well Noted”、“Noted”甚至是最平凡的“Thank you”已行。

2. 慎用 Thanks for your attention

很多打工仔常在电邮末段加上一句 “Thanks for your attention”作结，以感激别人花了时间阅读整篇邮件，然而这份感激实难令外国人感共鸣，因为 “attention”一字其实只适用于对方曾为你的项目耗费过心思，或曾帮你解决过困难的情况，例如：网购一直下不了订单，邮件联系客户服务人员协助解决问题，而如果你想在邮件里表示感谢，就可以使用“Thanks for your attention.”

但如果只是普通的商业往来，就无需多谢对方费时阅读邮件，这时一个万能的 “Thank you”已可代替千言万语的感谢。

3. Best/Regards

很多人经常在电邮下款以“Best”或“Regards”作结，这并没大问题，只是还未够正式。在英文世界里，最正式的写法是“Sincerely”，然后才是“Best/Best Regards”，如想表示亲暱则可用“Cheers”。

4. 第一次联络才用Dear

在英文世界里，“Dear XYZ”作为最正式的用法，多是在跟商业伙伴初次联络时才使用，如已有长期商业来往的话，“Hi/Hello”会比“Dear”亲切得多。另外，愈来愈多新兴企业都喜欢以“Hi”作上款，这可拉近与员工的距离，也能表现公司较友善的企业文化。

5. 用Time-Sensitive代替Urgent

商业邮件往来重在简单清晰，尤其外国职场惯有heavy email culture，过于冗长或委婉的内容只会让讯息淹没在茫茫邮件海洋之中。如需对方即时给予回复，使用“Time-Sensitive”会比“Urgent”来得地道许多。

6. 避免无谓回复

若不想在倾妥事情后再收到Thank you或See you then等“One Line Response”，可直接在邮件中标明“no reply necessary”，避免尴尬。

7. 尽量保持只得一个主题

电邮实际上是一个简洁版的信件，因此内容不宜过长，亦建议每个电邮只集中讨论一个主题。主题过多不仅要对方花费更多时间阅读，也容易令主次颠倒。另，内容也不宜过于深刻或幽默。

8.  最后再加寄件地址

邮件写完再加对方邮件地址，可以proofread之余，也有利于避免写到一半就手滑点击发错的现象。

以上即是一些写工作邮件需要注意的事项，尤其和外企进行邮件来往时候，一个适当的措辞与地道用法既有利于体现你的专业性，又可以很好拉近双方的距离，从而提高工作洽谈成功的机率。何乐而不为呢？

（资料来源：Wikihow.com)

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