办公室文具｜万字夹有正反怎正确使用？ 5大文仪小事识做显专业
身为人父，对于小朋友嘅生活习惯都有多少要求。毕竟手势嘅嘢自细培养，学坏咗就好难执返正。返工都一样，如果有一个好老板由头开始巨细无遗咁教你，咁样日后衰极都有个谱。虽则当年受教嘅时候有时都会觉得相当难顶。
如果冇一个好老板，咁点算呀？我即管数算下喺旧老板们身上学到嘅一招半式，大家袋到几多傍身就即管攞去。
职场文仪用品5件事：
一：万字夹都有正反两边？
你冇睇错，万字夹真系有 the right side 同 the wrong side 。细细个以为个内圈向外翘，出入畅顺啲就开心啲。直至旧老板有次拎住份散收收嘅文件问我发生咩事，再示范用个内圈向入拗去夹住份件，我先至知原来万字夹系咁用。
咁你话钉书钉方便又坚固，做乜要用万字夹？咁唔系每样嘢都可以钉窿架嘛，人哋张证书正本你又用钉书机侍候咩唔通？
二： Z 的疑惑
返工总有时候要填表，虽然而家好多系统会喺你输入资料之后，自动将资料印落表格度，等你悭返填表嘅时间同埋避免手写肉酸嘅尴尬。不过，表格上嘅空格有时总有空白地方。
试过有一次，我帮个客填完表格之后攞畀老板睇，争啲又畀佢问候一大餐：“喂阿哥仔，你呢格完全留白，如果有人出千自己写啲特殊指示落去，有咩差池系咪你孭？如果有人喺你签字之后喺张纸上面手写多一条交易落去，钱银出入系咪可以入你数？”
自此以后，我见到啲大空格同大留白，都会用个大 Z 去标示：此地无银，唔好屈人。
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三：颜色笔嘅实际功用
边个读书𠮶阵冇买过杂色原子笔嘅请举手。
蓝红绿黑紫，仲未计 Muji 出𠮶啲啫喱笔、萤光色。以为纯粹系红色用嚟改错、黑色要嚟签名？都唔一定。金融行业大把文件要留 audit trail ，即系负责嘅同事行事嘅证据。自己整咗啲咩出嚟，边啲栏位嘅数字、人名或户口号码要复检，就靠一剔作为记号。又由于双岗 (dual control) 可以避免一人做事一人错，所以要两个人行 maker-checker system ⋯⋯如果两个人同埋同一只色嘅笔，咁有错要追究嘅时候追边个？
除咗买文具𠮶个，我会话系 checker 错。边个叫你同人撞色啫？
四：萤光笔禁足之地
小朋友未必用过传真机，不过萤光笔就一定用过。粉红橙黄绿蓝紫，温书丧画都咪话唔过瘾。不过呢，如果返工要 scan 嘢或者 fax 嘢呢，就要谂清楚份嘢有冇经过萤光笔处理喇。
深色如蓝、紫色嘅萤光笔将原本文字或图形覆盖就固然搞事，用浅色萤光笔标示重点要收件人留意返，一样可以好搞笑：传真机嘅另一边收件𠮶个可能都只系见到白雪雪、洁如新嘅原件一张。标？边度标呀，睇过？
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五：橡筋恒久软，硬咗永留存
而家咩都 save PDF 、用 email archive ，免得过都唔好储存正本。不过，好多时候有人签名嘅真迹都要储返一段时间 (document retention period) ，客人亲笔签名嘅指示就更加要。试过过有同事懒惰猪将一堆客户指示用橡筋扎起又唔揾文件套笠住。
当下其实冇咩问题，不过几年之后当同事攞返出嚟参考、 auditor 巡查睇件甚或够期 scanning 以便销毁正本，当年软滑柔顺有弹性嘅橡筋，多年来经历冷气房干燥嘅环境洗礼，已经变得僵直硬绷绷。最核突嘅，咪就系干硬化嘅橡筋同张纸黐埋一齐，你夹硬扯开都会喺纸上留喺黄色或者红色嘅痕迹⋯⋯
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