【在家工作】Home Office点管理？微软高层分享：上司思维应改变

一场武汉肺炎病毒危机（2019 新型冠状病毒），让“在家工作”、“远端工作”意外翻红。过去，在家工作被视为给员工的特别待遇，现在则成了必须。《彭博社》（Bloomberg） 形容，拜新型冠状病毒之赐，一场全球最大规模的“在家工作实验”正在进行中。

在中国，“远端办公”互联网搜寻热度攀升。根据百度发布的大数据报告，远程办公的搜寻热度和前期相比上涨了 663%。尤其一线城市如北京、上海、深圳、广州，最关注远端办公相关话题。

在香港，商业中心中环受冲击，当地媒体观察，“人流少一半，以往西装笔挺的银行家、律师，把办公室搬到了家中”。

在日本，为降低尖峰通勤时间感染风险，愈来愈多企业扩大实施在家工作。日本电气公司计划让 6 万名员工远端工作；日本烟草公司（JT）取消在家工作天数上限。

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当“在家工作”变成必须，我们准备好了吗？

如果这只十年来最大“黑天鹅”直接降临台湾，或者类似天灾人祸发生，我们的企业准备好应变方案了吗？若实施在家工作、远端工作，哪些事必知？可能面临哪些挑战？

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微软很早就推行“远端办公”。一是，天灾人祸，地震、台风发生时，必需有应变计划。二是，微软发现愈来愈多同事，因为家庭因素必须在家工作，若因工作地点关系失去优秀员工，很可惜。这是基于对同事的多元包容，也是珍惜人才。第三，对于公司来说，其实可节省空间成本，更能把钱花在客户身上。

“SARS 发生时，我们就体验到，发生天灾人祸，怎样用更有效的方式让工作顺畅进行。”台湾微软 Microsoft 365 事业群副总经理陈慧蓉提到，SARS、台风、地震等天灾人祸，让微软更积极准备，确保即时应变：一是更大力推动远端工作；二是定期演习，确保突发事件时，员工都能即时回复。

“在家工作”管理者、工作者可能面临的 5 大问题

【执行面】推动远端工作，是公司和 IT 的事？

远端工作要推行得好，需要配套措施。陈慧蓉提到，第一个是人员教育训练、工作文化，除了提供好工具，也要教员工远端工作；第二，人资也需要有好的分析方式，确保员工生产力没有问题，第三则是 IT、资安的重要性。这三个方向，是企业要注意的事情。

根据微软经验，工具上手并不难，难的是改变使用者习惯。IT 架好之后，要跟 HR 合作，因为提供良好的生产力，有时不是 IT 有办法推动的，HR 必须提供一些技巧。现代人因为常用沟通平台，所以工具操作久了就顺了。反而是“习惯”要改变，大家一开始还是会用旧方式沟通，慢慢改变习惯，比较花时间、力气。

【主管面】没看到你但必须信任你！如何管理“看不到”的员工？

陈慧蓉认为，高阶主管的思维模式要改变，尤其在台湾，企业主可能觉得看到人才放心，不妨思考，怎样透过这次改变，来做数位转型。

微软是怎么做的？每天检核工作进度？“我们没有管到那么细，”陈慧蓉说，微软的每个员工都有自己的任务、工作优先顺序。透过跟员工，固定两周一次“一对一会议”，就能检视过去两周的状况。有没有需要帮忙、事情目前的进度如何？透过这时候检视，就会很清楚知道事情有没有在正轨上。

【员工面】老板知道我做的很好吗？远端工作如何向上管理？

老板担心员工效率，其实员工也会担心自己的好表现，老板没看到。

陈慧蓉强调教育训练很重要，公司要教员工：当你是一个远端工作者，如何向上管理；如何管理身边合作的人。

跟主管沟通，陈慧蓉认为有几个基本动作： 第一，主动跟老板说你做了什么事情，你的影响力是什么。好消息、坏消息，都要主动告知。

“坏消息我绝对会告诉他，绝对不会隐瞒，隐瞒是给自己找麻烦。我会告诉主管我打算怎么做，也会问他有什么样的看法，有什么的帮助可以提供给我。”陈慧蓉说。

第二个基本动作，陈慧蓉建议跟主管远端开会可偶尔开视讯，“看到人就会比较有亲切感”。有些人会顾虑家里很乱，会不会印象不好？陈慧蓉提到，微软用的通讯协作软体 Microsoft Teams 有个功能可以换背景，换成海边、办公室场景都可以。

至于远距工作，如何让老板信任、放心？陈慧蓉分享她的方法，“我跟我的老板，大概每两周一定会约一个时间，大家好好谈，我们叫做 one on one 时间。”

通常在 one on one 之前，陈慧蓉会先丢讯息给老板，告知“这次我想跟你谈什么事情”。她会把事情分轻重缓急，“需要老板做决定的事情优先”。开会前一天把主管要看的东西传给他，“他就会知道事情都有进展”。

另一个让主管信任的方法是，把正在做的事跟部门方向结合在一起，让老板知道。陈慧蓉分享，“年初都会定部门方向，我把我所做的事情跟他的方向融合在一起，他就会很放心，我现在是 on the right track。”

陈慧蓉给工作者的建议是，你一定要想想看，你跟老板讨论的时候要符合 SMART 原则：要明确（specific）、可衡量（measurable）、可行（attainable）、和组织策略相关（relevant）及有时间限制（time-based）。

【效率面】在家工作，如何确保生产力？

在家工作会不会没效率、如何自律？陈慧蓉提到，有些工具可以帮到自己。以微软来说，内部用 Office 365，email　就在　outlook，跟所有人通讯都在　Teams，所以公司其实是可以看到所有的员工在使用上，花多少时间在　email，花多少时间在会议上。

从个人面来看，陈慧蓉建议，工作者可以自我检视两件事：

过去这一周，比较常跟谁联络，表示这些人是我的 key stakeholders，看看自己是不是把时间用在对的人身上。

检视花多少时间 email、开会。这看出你有没有不受打扰的专注时间可以做一些研究，一些真的事情。陈慧蓉补充，我们会希望自己的工作生活平衡，这也可以提醒你，这一周是不是有“无干扰日”，“至少你自己要有recover的时间”。

【情感面】同事不见面，会不会感情很疏离？

微软现在是 mobile office（行动办公室），同部门也不一定坐在一起。陈慧蓉建议，主管可以和同事讨论出一个方法。例如，约好每个星期三大家一定要进办公室，一起吃午餐，也可以 team building 一下。

陈慧蓉分享，她过去曾经带领一支跨区域团队，横跨中国、韩国、星马。彼此不常见面，但“我跟很多人分享说，我进微软那么久，真正让我有家的感觉、感情最好的是，以前亚太区的团队。”

团队感情能不能凝聚不一定是距离问题。陈慧蓉感性地说，远距工作反而会更珍惜，“我们大概半年或一季碰面的时候，大家反而会思考，哪些事情一定要碰面才可做的事情，更珍惜相聚的时间。”

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