周浩鼎send错修改版文本中招　办公室文件仲有咩灾难位你要注意？

民建联立法会议员周浩鼎误将有特首办修订纪录的文件转送至立法会秘书处，令过程意外曝光，揭出原来特首办一直有“干预”立法会调查UGL事件的工作。香港资讯科技商会荣誉会长方保侨指出，今次相关文件所用的追踪修订功能其实十分常见，只要撰文者注意及懂得使用，一个步骤就能隐去修订记录，避过一次闹出“灾难”的危机。究竟处理公文或者办公室文件，还有几多“灾难位”要注意？又有甚么方法可以避过一劫？

周浩鼎因未有关闭“追踪修订”功能，而被发现特首办原来有暗中修改文件，香港资讯科技商会荣誉会长方保侨表示，解决办其实有三：1. 只需于MICROSOFT WORD的“校阅”功能中，点选“接受所有变更”，便可移除所有修订纪录；2. 使用者避免以让人容易辨识的称号作为使用者名称；3. 索性另行复制文字至新增档案。

不过，方保侨提醒，“追踪修订”功能原意是纪录不同使用者的修改纪录，方便用户了解修改经过，分清责任，故此功能本身并非“陷阱”。

他又指，法律界人士因处理大量法律文件，如买卖合约等，故来往文件时也会开启有关功能，以免“口同鼻拗”，认为今次事件实属有人不小心，亦同时赞赏立法会秘书处十分细心。

方保侨亦分享一些在办公室处理文书时的三大“甩辘位”。

一、 回复全部（REPLY TO ALL）－－不少人都试过再回复电邮时，误选“回复全部（REPLY TO ALL）”，结果回复其中一人，变成连同其他人一并回复，一些单对单的私密内容因此意外曝光。二、 副本（CC）／密件副本（BCC）－－用户如仅选取“副本”（CC），而非“密件副本”（BCC），会使本应加密的电邮地址曝光予所有收件者。三、 传错档案－－最常犯的错误是加入附件时放错档案。方保侨称，曾听闻有人将公司的全体薪酬表误加入成附件传送给客人，尴尬非常。

补救办法？方保侨指部分电邮系统有“召回”功能，但只限于内联网系统使用，若传送予其他接收者，则无法召回，所以用户若要防范出事，“始终要自己小心”，检查清楚有否开启个别功能或选取适合的档案。